Heutzutage ist E-Mail-Marketing ein weit verbreitetes Werkzeug im Marketingbereich, ein zweischneidiges Schwert, das ein Mindestmaß an rechtlichem Wissen erfordert. Warum? Weil es direkt die persönlichen Daten seiner Empfänger betrifft. Bevor Sie Ihre E-Mails versenden, ist es daher notwendig, die Grundlagen der Gesetzgebung zu diesem Thema zu kennen, da dies Ihre rechtliche Verantwortung als Organisation betrifft.
Wer ist für den Datenschutz im Bereich der Informationstechnologie zuständig?
In Deutschland ist im Bereich der Digitaltechnik hauptsächlich die BfDI, eine nationale Behörde, für den Schutz personenbezogener Daten zuständig und sorgt dafür, dass keine Verletzungen der Menschenrechte, der individuellen Freiheiten und der Privatsphäre der Einzelpersonen stattfinden.
Die BfDI überwacht daher Fachleute, um sicherzustellen, dass ihre Handlungen mit der geltenden Gesetzgebung übereinstimmen, und begleitet Einzelpersonen, damit diese einen Schutz ihrer persönlichen Daten genießen und ihre Rechte ordnungsgemäß ausüben können.
E-Mail-Marketing und Recht
Allgemeine Regeln
In jeder versendeten E-Mail muss der Absender, also das Unternehmen, seine Identität klar und unverzüglich angeben. Es muss dem Empfänger auch immer ermöglicht werden, zukünftige Sendungen abzulehnen, beispielsweise durch Bereitstellung eines Abmeldelinks oder eines Ankreuzfeldes am Anfang oder Ende der E-Mail. Zudem muss der Betreff in Bezug zum Inhalt der E-Mail stehen.
Besondere Regeln: Der Fall B2C (Privatpersonen)
Eine kommerzielle E-Mail darf niemals ohne die ausdrückliche Zustimmung des Empfängers versendet werden. Diese Regel ist zwingend, es sei denn, der Empfänger ist bereits Kunde des Unternehmens und die Sendung betrifft ähnliche Produkte/Dienstleistungen, die er bereits zuvor gekauft hat.
Beim Sammeln der E-Mail-Adresse müssen Sie die Person unbedingt darüber informieren, dass ihre Adresse insbesondere für den Versand kommerzieller Angebote verwendet wird. Sie müssen ihr auch klar, einfach und kostenlos die Möglichkeit geben, dieser Nutzung zu widersprechen.
Kurz gesagt: Fragen Sie immer nach der Zustimmung des Empfängers Ihrer E-Mails. Dazu ist die Verwendung von Opt-in oder Opt-out am einfachsten, idealerweise das Double Opt-in.
Die Zustimmung darf in keinem Fall angenommen oder vermutet werden, sondern muss klar und deutlich angegeben sein.
Besondere Regeln: Der Fall B2B (Geschäftskunden)
Bei der Versendung einer E-Mail im B2B-Bereich muss der Betreff der Nachricht zwangsläufig in Bezug zur beruflichen Tätigkeit des Empfängers stehen. Wie im B2C-Fall muss die Person zum Zeitpunkt der Datenerhebung darüber informiert werden, dass ihre Adresse für die Akquise verwendet wird und muss die Möglichkeit haben, dieser einfach zu widersprechen.
Achtung, es ist zu beachten, dass wenn die E-Mail an eine generische Adresse wie „kontakt@ihreunternehmen.de“ gesendet wird, die Einholung der Zustimmung und die Widerspruchsmöglichkeit nicht gelten, da diese Art von Adresse als die einer juristischen Person angesehen wird.
Zu beachten
- Für die Gesetzgebung gilt jede E-Mail-Adresse als personenbezogene Daten.
- Die Verwendung vorausgefüllter Kästchen zur Einholung der Zustimmung der Internetnutzer ist nicht legal.
- Vermeiden Sie es um jeden Preis, gekaufte oder gemietete Datenbanken zu nutzen. Beachten Sie auch, dass es verboten ist, E-Mails an Adressen zu senden, die von anderen Websites, Foren oder Verzeichnissen abgerufen wurden, da dies als unfaire Datenerhebung angesehen wird.
- Bei Nichteinhaltung der Gesetze und Regeln setzt sich das Unternehmen Strafen sowie Bußgeldern aus. Beachten Sie auch, dass die BfDI in Fällen, in denen ein Unternehmen E-Mails an natürliche Personen sendet, ohne deren vorherige Zustimmung eingeholt zu haben, Bußgelder bis zu 300.000€ verhängen kann.
