¿Enviaste un correo electrónico y aún no tienes respuesta? Tal vez sea hora de enviar un correo de seguimiento. Al igual que la presentación por correo electrónico abordada recientemente, el mensaje de seguimiento también es muy importante y no debe improvisarse. Requiere tacto y precisión. Así que aquí en este artículo encontrarás todo lo que necesitas saber para redactar correos de seguimiento impactantes, manteniendo una buena relación con el destinatario.
¿Por qué razón enviar un correo de seguimiento?
Enviar un correo de seguimiento es crucial para mantener el impulso en las comunicaciones profesionales. Permite hacer un seguimiento recordando al destinatario una discusión anterior, alentando la acción (respuesta o toma de decisión), clarificando información y gestionando expectativas.
Si tu mensaje no ha sido leído o ha sido olvidado entre tantos otros recibidos, el seguimiento ayuda a colocar tu comunicación en la parte superior de la lista y aumenta tus posibilidades de obtener una respuesta.
También puede ser una oportunidad para reformular tu mensaje para llegar más fácilmente al destinatario.
Finalmente, enviar un correo de seguimiento puede ser una manera de mantener y fortalecer la relación con tu interlocutor, demostrando que deseas fervientemente colaborar con él.
¿Cómo saber si debo enviar un correo de seguimiento?
La respuesta a esta pregunta depende de varios factores, comenzando por el contexto inicial. ¿Cuál era la naturaleza de tu primera comunicación? Si el correo inicial solicitaba una respuesta o una acción específica y no has recibido una contestación, es apropiado un seguimiento.
Luego viene el plazo. Deja pasar un tiempo razonable antes de enviar un seguimiento. La duración puede variar según el contexto, pero una semana a menudo se considera suficiente para un primer seguimiento. Sin embargo, si el asunto de tu correo es urgente, un plazo más corto puede ser justificado. Evalúa la urgencia y la importancia de la respuesta o la acción requerida para determinar el momento adecuado.
En cuanto al número de seguimientos, se recomienda un máximo de dos o tres veces, espaciando unos días a una semana, según la prioridad e importancia del tema. Más allá de eso, podría ser preferible buscar otros medios de comunicación o considerar que la persona no está interesada o no está disponible.
Aunque pueda parecer obvio, recordemos que si recibes una respuesta indicando que el destinatario necesita más tiempo o te pide que no envíes más mensajes, es esencial respetar su solicitud.
Correo de seguimiento: casos y ejemplos
1# Seguimiento después de una reunión o evento
Después de una reunión o evento, es importante agradecer al destinatario por su tiempo y recordar brevemente el contexto de tu intercambio. Destacar los puntos clave discutidos y proponer pasos concretos a seguir.
Ejemplo
Asunto: Gracias por nuestra reunión – Próximos pasos
Hola [Nombre],
Gracias por nuestro intercambio enriquecedor aquí. Disfruté especialmente nuestra discusión sobre [tema específico]. Para avanzar en nuestro proyecto, propongo que [acción concreta]. ¿Podrías confirmar tu disponibilidad para un seguimiento la próxima semana?
Saludos cordiales,
[Tu nombre]
2# Seguimiento comercial
En el ámbito comercial, el objetivo es mantener el interés del prospecto. Es crucial ser cortés, personalizar el mensaje y recordar el valor añadido de tu propuesta.
Ejemplo
Asunto: Tu opinión sobre nuestra propuesta – [Nombre del producto/servicio]
Hola [Nombre],
Espero que estés bien. Quería continuar nuestro último intercambio sobre [producto/servicio] y saber si tienes preguntas o necesitas información adicional. Estamos convencidos de que [producto/servicio] realmente puede aportar [ventaja específica] a [empresa del prospecto]. ¿Estarías disponible para discutir cómo podríamos colaborar?
Atentamente,
[Tu nombre]
3# Seguimiento para un pago o acción específica
Cuando se trata de hacer un seguimiento para un pago o acción requerida, es importante mantener la profesionalidad, ser preciso y directo, evitando ser demasiado insistente.
Ejemplo
Asunto: Seguimiento de tu pago para [factura o servicio]
Hola [Nombre],
Espero que estés bien. Quería hacer una consulta sobre el estado del pago de [la factura por el monto], que se envió el [fecha]. ¿Podrías confirmar la fecha prevista de pago? Esto nos ayudaría a planificar nuestras cuentas en consecuencia.
Gracias por tu atención a este asunto.
Saludos cordiales,
[Tu nombre]
Consejos para redactar bien tus correos de seguimiento
Para redactar bien un correo de seguimiento, es importante seguir algunos principios clave que aseguren que tu mensaje sea profesional y efectivo:
- Sea claro y conciso – Tu correo debe ser directo y al grano. Evita información superflua y concéntrate en el objetivo principal de tu seguimiento.
- Usa un tono apropiado – Opta por un tono que refleje tanto el nivel de formalidad de la relación como la situación. Siempre mantente profesional, cortés y positivo.
- Personaliza tu mensaje – Dirígete directamente a la persona usando su nombre. Si es posible, menciona intercambios o situaciones anteriores con el interlocutor para mostrarle que tu correo está pensado y dirigido específicamente a él.
- Indica claramente la acción esperada – Sé específico sobre lo que esperas a cambio de este correo. Si deseas una respuesta, una reunión o un pago, acláralo bien.
- Propón un seguimiento – Ofrece opciones respecto a los próximos pasos, como proponer una fecha para una llamada o reunión, facilitando la respuesta y acción del destinatario.
- Limita el número de seguimientos – No acoses a tu interlocutor con demasiados correos. Si no has recibido respuesta después de dos o tres seguimientos, quizás sea momento de reconsiderar tu enfoque.
- Atiende al tiempo – Elige el momento correcto para enviar tu seguimiento, teniendo en cuenta horarios laborales y días hábiles para maximizar tus posibilidades de obtener una respuesta.
- Revisa antes de enviar – Asegúrate de que tu correo esté libre de errores. Un mensaje bien escrito refleja tu profesionalismo y atención a los detalles.
¡Redactar un correo de seguimiento requiere un cierto equilibrio! Hay que ser firme sin ser intrusivo, directo sin ser brusco, y profesional mientras se permanece cordial. Siguiendo estos consejos y adaptando tu enfoque, tus mensajes serán más propensos a ser bien recibidos y obtener la respuesta o acción deseada.
