Los datos CRM (« Customer Relationship Management ») representan un verdadero tesoro para las empresas. Les permiten tomar decisiones correctas basándose en información específica y construir relaciones sólidas con sus clientes. Pero para esto, se necesitan datos exactos y actualizados.
¿Por qué es necesario limpiar regularmente los datos CRM, cómo proceder, qué impacto tiene en la empresa y sus clientes? Respondemos a estas preguntas en este artículo.
¿Qué entendemos por datos «sucios»?
Los datos sucios se refieren a información incorrecta almacenada en un sistema de gestión de relación con el cliente (CRM). Pueden ser informaciones incorrectas o engañosas, como nombres mal escritos o incompletos, direcciones de correo electrónico inválidas, duplicados o historiales de transacciones inexactos.
Este tipo de datos debe evitarse a toda costa, ya que pueden comprometer no solo la calidad de los análisis, los informes y las decisiones basadas en ellos, sino también afectar negativamente las interacciones con los clientes.
¿Por qué limpiar sus datos CRM?
Garantizar la exactitud de la información
Los datos CRM inexactos u obsoletos pueden provocar errores de decisión, campañas de marketing ineficaces y una mala comunicación con sus clientes. Limpiar frecuentemente sus datos le permite basarse en información confiable y relevante para tomar decisiones estratégicas.
Optimizar el compromiso de los clientes
Con datos limpios, exactos y bien organizados, puede personalizar las interacciones con sus clientes, fortaleciendo así su compromiso y aumentando las tasas de conversión.
Permanecer en conformidad con las normativas
Con regulaciones estrictas sobre la protección de datos como el RGPD, es crucial mantener sus datos CRM para evitar cualquier sanción. Una limpieza regular asegura que solo se conserven en sus sistemas la información pertinente y conforme.
4 pasos clave para mantener datos CRM saludables
1) Evaluación y auditoría
La evaluación y auditoría constituyen el primer paso para mantener datos CRM saludables. Esta fase implica un examen exhaustivo del estado actual de los datos para identificar inconsistencias, duplicados, errores e información obsoleta.
El proceso de auditoría permite mapear los datos disponibles, evaluar su calidad y comprender las lagunas o problemas potenciales. Una auditoría completa de datos le ayudará a entender la magnitud de la tarea y tendrá una mejor idea de las buenas prácticas a implementar para mantener la limpieza de su información.
Se pueden utilizar herramientas analíticas y software especializado para realizar un diagnóstico completo, proporcionando así una base sólida para las acciones de limpieza y mejora de datos.
2) Limpieza y validación
La limpieza y la validación son los pasos donde se corrigen y optimizan los datos CRM.
El primer paso (fase de limpieza) implica corregir los errores detectados durante la auditoría, eliminar o fusionar duplicados y actualizar la información caducada.
El segundo paso (fase de validación) consiste en verificar la exactitud y relevancia de los datos después de la limpieza, asegurándose de que cumplan con los estándares de calidad y requisitos operacionales. Este proceso puede ser facilitado por herramientas que automatizan la detección y corrección de errores comunes, garantizando así la fiabilidad de los datos en el CRM.
3) Estandarización de datos
La estandarización de datos busca asegurar que toda la información en el sistema CRM siga un formato y una estructura coherentes. Esto implica establecer reglas y normas para la entrada de datos, como el uso de formatos de fecha uniformes, la coherencia de direcciones o terminologías y la alineación de datos numéricos (como los montos de ventas o cantidades, por ejemplo).
La estandarización facilita la integración de datos, su análisis y uso dentro de la empresa, contribuyendo así a una mejor comunicación y toma de decisiones.
4) Automatización del proceso
Se trata de utilizar herramientas (API) y software para simplificar y acelerar la limpieza, validación y estandarización de la información. Al automatizar estos procesos, se beneficia de una gestión continua y eficiente de datos CRM, reduce el riesgo de errores humanos y libera recursos que pueden entonces centrarse en tareas de mayor valor añadido.
El doble impacto positivo de la limpieza de datos CRM
La limpieza de datos sucios de su CRM va mucho más allá de la simple mejora de la calidad de los datos; transforma radicalmente la interacción con los clientes e impacta positivamente en el desempeño de la empresa. De hecho, datos saludables y bien gestionados permiten comprender mejor a su público, personalizar sus productos/servicios según sus necesidades. Esto lleva a mejores resultados y una mayor fidelización.
Otro beneficio, el hecho de limpiar regularmente sus datos CRM es una excelente manera de reducir gastos superfluos relacionados con la gestión de errores de datos, optimizando así las campañas y estrategias de venta.
La limpieza de datos incoherentes de su CRM es un elemento clave que permite a las empresas seguir siendo relevantes y reactivas en sus interacciones con los clientes. Con el creciente volumen de datos recopilados y procesados hoy en día, es complicado, incluso imposible, tener solo información exacta. Sin embargo, al realizar un mantenimiento regular, aumenta sus posibilidades de interactuar eficazmente con sus clientes y asegurar el éxito de sus iniciativas de marketing.
