I silenzi dopo un primo scambio possono a volte sembrare interminabili. Tuttavia, una semplice email di follow-up può ravvivare una discussione, sbloccare una situazione o persino trasformare un potenziale cliente esitante in un cliente impegnato. Più di una formalità, il follow-up è quindi uno strumento da non trascurare affatto. Quando inviarlo? Come redigerlo per la massima efficacia? Questo articolo esplora le migliori pratiche e offre alcuni esempi per email di follow-up coinvolgenti.
Comprendere l’importanza del follow-up
Se pensate a un tipo di richiamo aggressivo, vi sbagliate. L’email di follow-up è un messaggio che serve per mantenere il contatto, o addirittura per incitare all’azione in alcuni casi. Un modo delicato e rispettoso per ricordare la vostra presenza alla persona con cui avete già interagito. Può ad esempio trattarsi di comunicare in seguito a una mancanza di risposta, ringraziare dopo una riunione, ricordare un appuntamento, chiedere una risposta, condividere ulteriori informazioni, ecc.
Il follow-up è un eccellente mezzo per:
- Mantenere l’impegno – Rilanciare un potenziale cliente o un cliente permette di mantenere la vostra azienda nella sua mente.
- Concretizzare opportunità – Dopo un primo contatto, un follow-up ben orchestrato può portare a una vera conversione.
- Rafforzare la relazione con il cliente o il partner – I messaggi di follow-up testimoniano un’attenzione particolare e una serietà professionale.
Quando inviare un’email di follow-up?
Come sempre, il timing è un fattore chiave. Inviare un’email di follow-up troppo presto può apparire pressante, mentre farlo troppo tardi può far perdere tutto il senso al messaggio.
Ecco alcuni casi frequenti e la frequenza che si adatta:
- Dopo una riunione, un’interazione o un evento specifico, inviate il follow-up entro 24-48 ore per dimostrare che siete attenti e reattivi.
- Dopo una prima proposta commerciale, lasciate passare due o tre giorni prima di ricontattare per mantenere la vostra presenza nella mente del destinatario senza stressarlo troppo.
- Senza risposta a una prima email, attendete circa tre o cinque giorni, quindi inviate un promemoria.
- Dopo un acquisto o un’interazione, lasciate trascorrere circa una settimana prima di chiedere un feedback o un’opinione.
Il momento giusto dipende dal contesto, ma l’essenziale è non lasciare trascorrere troppo tempo, per non perdere l’impulso iniziale.
8 indispensabili per una buona email di follow-up
1) Definire l’obiettivo del follow-up
Lo scopo del follow-up influenza la struttura dell’email, il tono utilizzato e l’invito all’azione. Ad esempio, un’email di follow-up può mirare a ottenere una risposta a una domanda specifica, a programmare una riunione o a raccogliere feedback su un prodotto.
Fissando questo obiettivo sin dall’inizio, create un’email mirata, pertinente e che risponde alle aspettative del destinatario.
2) Un oggetto accattivante
L’oggetto di un follow-up deve essere ponderato. Deve catturare l’attenzione senza sembrare intrusivo o disperato. Deve ricordare sottilmente il motivo del contatto pur suscitando il desiderio di aprire l’email, esempio:
« Continuiamo la nostra discussione su [argomento] », oppure « Notizie del nostro progetto ».
3) Un’introduzione personalizzata
Non iniziate mai un’email di follow-up con formule troppo generiche come « Vi scrivo per ricordarvi… ». Al contrario, iniziate in modo personale:
«Buongiorno [Nome], spero che stiate bene dalla nostra ultima conversazione.»
«Buongiorno [Nome], volevo ringraziarvi per il vostro tempo durante la nostra ultima riunione.»
Un tono cordiale e rispettoso permette di rompere il ghiaccio e di reintrodurre la conversazione senza sembrare oppressivi.
4) Un promemoria del contesto
Il vostro interlocutore avrà sicuramente ricevuto diverse email dal vostro ultimo scambio. Ricordategli brevemente l’argomento principale della vostra prima interazione per rimettere le cose in prospettiva:
«Durante la nostra riunione del [data], abbiamo discusso di [argomento], e volevo assicurarmi che abbiate ricevuto le informazioni che vi ho inviato.»
Un promemoria conciso ma chiaro aiuta a contestualizzare l’email, rinfrescando la memoria del destinatario.
5) Aggiungere valore
Un’email di follow-up non è solo una richiesta di risposta. Deve offrire qualcosa in più, che sia un’informazione, una risorsa utile o un consiglio:
«Dopo il nostro scambio, ho pensato che questo rapporto potesse interessarvi.»
«Vi ho aggiunto un link a uno studio recente su [argomento], che potrebbe illuminare la nostra discussione.»
Ciò dimostra che vi preoccupate realmente delle esigenze del vostro interlocutore e che siete lì per aiutarlo.
6) Un invito all’azione chiaro
Il vostro messaggio di follow-up deve contenere un CTA chiaro e visibile. Può essere un invito a fissare un appuntamento, a rispondere a una domanda, o a consultare un’informazione complementare.
Siate precisi nelle vostre richieste, ma lasciate sempre un’opportunità perché il destinatario possa rifiutare o proporre un’alternativa.
7) Una chiusura positiva
Terminate sempre con una nota positiva e rispettosa. L’idea è di mostrare che siete aperti e disponibili, senza però forzare la risposta:
«Sono a disposizione se avete domande.»
«Sono impaziente di avere vostre notizie.»
Questa chiusura mantiene aperta la conversazione lasciando l’iniziativa al vostro interlocutore.
L’arte del follow-up perseverante ma non invasivo
Una buona email di follow-up deve trovare un giusto equilibrio tra perseveranza e rispetto del tempo dell’altro.
Per finire, vi proponiamo quindi alcuni consigli per non cadere nel lato troppo invadente e insistente:
- Alternate i formati – Se la vostra prima email rimane senza risposta, potete considerare una telefonata o un messaggio tramite LinkedIn.
- Spaziate i richiami – Non sollecitate ogni due giorni. Lasciate il tempo al vostro destinatario di rispondere. Generalmente, un richiamo dopo una settimana è sufficiente.
- Non superate i tre richiami – Dopo tre tentativi senza risposta, è preferibile passare oltre. Troppa ostinazione può nuocere alla vostra immagine professionale.
Siete ora pronti per inviare i migliori follow-up!
