Hai inviato un’email e non hai ancora ricevuto risposta? Potrebbe essere il momento di inviare un’email di sollecito. Proprio come la presentazione via email di cui abbiamo parlato di recente, anche il messaggio di sollecito è molto importante e non può essere improvvisato. Richiede tatto e precisione. Ecco quindi in questo articolo tutto ciò che bisogna sapere per redigere email di sollecito efficaci, mantenendo al contempo una buona relazione con il destinatario.
Per quale motivo inviare un’email di sollecito?
Inviare un’email di sollecito è cruciale per mantenere lo slancio nelle comunicazioni professionali. Permette di effettuare un follow-up ricordando al destinatario una discussione precedente, di incoraggiare l’azione (risposta o presa di decisione), di chiarire informazioni e di gestire le aspettative.
Se il tuo messaggio non è stato letto o è stato dimenticato tra tanti altri ricevuti, il sollecito contribuisce a riportare la tua comunicazione in cima alla lista e aumenta le tue possibilità di ottenere risposte.
Può anche essere l’occasione per riformulare il tuo messaggio per raggiungere più facilmente il destinatario.
Infine, inviare un’email di sollecito può essere un modo per mantenere e rafforzare la relazione con il tuo interlocutore, mostrando che desideri vivamente collaborare con lui.
Come sapere se devo inviare un’email di sollecito?
La risposta a questa domanda dipende da diversi fattori, a cominciare dal contesto iniziale. Qual era la natura della tua prima comunicazione? Se l’email iniziale richiedeva una risposta o un’azione specifica e non hai ricevuto riscontro, un sollecito è appropriato.
Viene poi il fattore tempo. Lascia passare un tempo ragionevole prima di sollecitare nuovamente. La durata può variare a seconda del contesto, ma una settimana è spesso considerata sufficiente per effettuare un primo follow-up. Al contrario, se l’oggetto della tua email è urgente, un intervallo più breve può essere giustificato. Valuta l’urgenza e l’importanza della risposta o dell’azione richiesta per determinare il giusto tempismo.
Per quanto riguarda il numero di solleciti, si consiglia un massimo di due o tre volte, con intervalli di pochi giorni a una settimana, a seconda della priorità e dell’importanza dell’argomento. Oltre questo, potrebbe essere preferibile cercare altri mezzi di comunicazione o considerare che la persona interessata non è interessata o non è disponibile.
Sebbene possa sembrare ovvio, ricordiamo comunque che se ricevi una risposta che indica che il destinatario ha bisogno di più tempo o ti chiede di non inviare più messaggi, è essenziale rispettare la sua richiesta.
Email di sollecito: casi di esempio e suggerimenti
1# Il sollecito dopo una riunione o un evento
Dopo una riunione o un evento, è importante ringraziare il destinatario per il suo tempo e ricordare brevemente il contesto del vostro scambio. Metti in evidenza i punti chiave discussi e proponi delle azioni concrete per il seguito.
Esempio
Oggetto: Grazie per il nostro incontro – Prossimi passi
Buongiorno [Nome],
Grazie per il nostro arricchente scambio. Ho particolarmente apprezzato la nostra discussione su [argomento specifico]. Per far avanzare il nostro progetto, propongo di [azione concreta]. Potresti confermare la tua disponibilità per un follow-up la settimana prossima?
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
2# Il sollecito commerciale
Nel contesto commerciale, l’obiettivo è mantenere l’interesse del potenziale cliente. È cruciale essere cortesi, personalizzare il messaggio e ricordare il valore aggiunto della tua proposta.
Esempio
Oggetto: Il tuo parere sulla nostra proposta – [Nome prodotto/servizio]
Buongiorno [Nome],
Spero tu stia bene. Volevo seguire il nostro ultimo scambio riguardante [prodotto/servizio] e sapere se avessi domande o bisogno di ulteriori chiarimenti. Siamo convinti che [prodotto/servizio] possa davvero apportare [vantaggio specifico] a [azienda del potenziale cliente]. Saresti disponibile per discutere su come potremmo collaborare?
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
3# Il sollecito per un pagamento o un’azione specifica
Quando si tratta di sollecitare per un pagamento o un’azione richiesta, è importante rimanere professionali, precisi e diretti, evitando però di essere troppo pressanti.
Esempio
Oggetto: Seguire il pagamento per [fattura o servizio]
Buongiorno [Nome],
Spero tu stia bene. Volevo informarmi sullo stato del pagamento di [la fattura di importo], che era stato inviato il [data]. Potresti confermarmi la data prevista per il pagamento? Questo ci aiuterebbe nella pianificazione dei nostri conti.
Grazie per la tua attenzione a questo riguardo.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
Consigli per scrivere bene le tue email di sollecito
Per scrivere bene un’email di sollecito, è importante seguire alcuni principi chiave che garantiscono che il tuo messaggio sia professionale ed efficace:
- Sii chiaro e conciso – La tua email deve essere diretta e andare dritto al punto. Evita informazioni superflue e concentrati sull’obiettivo principale del tuo sollecito.
- Usa un tono adeguato – Opta per un tono che rifletta sia il livello di formalità della relazione che la situazione. Rimani sempre professionale, cortese e positivo.
- Personalizza il tuo messaggio – Rivolgiti direttamente alla persona usando il suo nome. Se possibile, menziona scambi o situazioni precedenti con l’interlocutore per mostrargli che la tua email è ponderata e si rivolge specificamente a lui.
- Indica chiaramente l’azione attesa – Sii specifico su cosa ti aspetti come risposta a questa email. Se desideri una risposta, un incontro o un pagamento, specifica chiaramente.
- Proponi un seguito – Fornisci opzioni riguardo ai prossimi passi, come proporre una data per una chiamata o un incontro, per facilitare la risposta e l’azione da parte del destinatario.
- Limita il numero di solleciti – Non tartassare il tuo interlocutore con troppe email. Se non hai ricevuto risposta dopo due o tre solleciti, potrebbe essere il momento di rivedere il tuo approccio.
- Fai attenzione al tempismo – Scegli il momento giusto per inviare il tuo sollecito, tenendo conto degli orari di lavoro e dei giorni lavorativi per massimizzare le possibilità di ottenere una risposta.
- Rileggi prima di inviare – Assicurati che la tua email sia priva di errori. Un messaggio ben scritto riflette il tuo professionalismo e la tua attenzione ai dettagli.
Scrivere un’email di sollecito richiede un certo equilibrio! Bisogna essere assertivi senza essere invadenti, diretti senza essere bruschi, e professionali mantenendo un tono cordiale. Seguendo questi consigli e adattando il tuo approccio, i tuoi messaggi saranno più propensi a essere ben accolti e a ottenere la risposta o l’azione desiderata.
