I dati CRM (« Customer Relationship Management ») rappresentano un vero tesoro per le aziende. Permettono loro di prendere decisioni corrette basandosi su informazioni specifiche e di costruire relazioni solide con i loro clienti. Ma per fare ciò, servono dati esatti e aggiornati.
Perché è necessario pulire regolarmente i dati CRM, come procedere, quale impatto su aziende e clienti? Rispondiamo a queste domande in questo articolo.
Cosa si intende per dati “sales”?
I dati sales fanno riferimento a informazioni errate memorizzate in un sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM). Possono trattarsi di informazioni incorrette o fuorvianti, come nomi scritti male o incompleti, indirizzi email non validi, duplicazioni o storici di transazioni inesatti.
Questo tipo di dati va assolutamente evitato, poiché può non solo compromettere la qualità delle analisi, dei rapporti e delle decisioni basate su di essi, ma anche influenzare negativamente le interazioni con i clienti.
Perché pulire i dati del vostro CRM?
Garantire l’accuratezza delle informazioni
Dati CRM inaccurati o obsoleti possono portare a errori decisionali, campagne di marketing inefficaci e una cattiva comunicazione con i vostri clienti. Pulire frequentemente i vostri dati vi consente di fare affidamento su informazioni affidabili e pertinenti per prendere le vostre decisioni strategiche.
Ottimizzare il coinvolgimento dei clienti
Con dati puliti, accurati e ben organizzati, potete personalizzare le interazioni con i vostri clienti, rafforzando così il loro coinvolgimento e aumentando i tassi di conversione.
Rimanere conformi alle normative
Con normative rigide sulla protezione dei dati come il RGPD, è cruciale mantenere i vostri dati CRM per evitare sanzioni. Una pulizia regolare assicura che solo le informazioni pertinenti e conformi siano conservate nei vostri sistemi.
4 passaggi chiave per mantenere dati CRM sani
1) Valutazione e audit
La valutazione e l’audit costituiscono il primo step per mantenere dati CRM sani. Questa fase implica un esame approfondito dello stato attuale dei dati per identificare incongruenze, duplicazioni, errori e informazioni obsolete.
Il processo di audit permette di mappare i dati disponibili, valutarne la qualità e comprendere le lacune o i problemi potenziali. Un audit completo dei dati vi aiuterà a comprendere l’entità del compito e ad avere una migliore idea delle buone pratiche da adottare per mantenere pulite le vostre informazioni.
Strumenti analitici e software specializzati possono essere utilizzati per realizzare una diagnosi completa, fornendo così una solida base per le azioni di pulizia e miglioramento dei dati.
2) Pulizia e validazione
La pulizia e la validazione sono le fasi in cui i dati CRM sono corretti e ottimizzati.
La prima (fase di pulizia) implica correggere gli errori rilevati durante l’audit, eliminare o unire i duplicati, e aggiornare le informazioni scadute.
La seconda (fase di validazione) consiste nel verificare l’accuratezza e la pertinenza dei dati dopo la pulizia, assicurandosi che siano conformi agli standard di qualità e ai requisiti operativi. Questo processo può essere facilitato da strumenti che automatizzano la rilevazione e la correzione di errori comuni, garantendo così l’affidabilità dei dati nel CRM.
3) Standardizzazione dei dati
La standardizzazione dei dati mira a garantire che tutte le informazioni nel sistema CRM seguano un formato e una struttura coerenti. Ciò implica l’istituzione di regole e standard per l’inserimento dei dati, come l’uso di formati di data uniformi, la coerenza degli indirizzi o delle terminologie, e l’allineamento dei dati numerici (come gli importi delle vendite o le quantità per esempio).
La standardizzazione facilita l’integrazione dei dati, la loro analisi e il loro utilizzo nell’azienda, contribuendo così a una migliore comunicazione e a una migliore presa di decisioni.
4) Automazione del processo
Si tratta qui di utilizzare strumenti (API) e software per semplificare e accelerare la pulizia, la validazione e la standardizzazione delle informazioni. Automatizzando questi processi, beneficiate di una gestione dei dati CRM continua ed efficace, riducete il rischio di errori umani e liberate risorse che possono quindi concentrarsi su compiti a maggior valore aggiunto.
Il doppio impatto positivo della pulizia dei dati CRM
La pulizia dei dati incoerenti del vostro CRM va ben oltre il semplice miglioramento della qualità dei dati; trasforma radicalmente l’interazione con i clienti e impatta positivamente le performance dell’azienda. Infatti, dati sani e ben gestiti permettono di comprendere meglio il vostro pubblico, e quindi di personalizzare i vostri prodotti/servizi in base alle sue esigenze. Ciò conduce a risultati migliori e a una maggiore fidelizzazione.
Altre risorse positive sono la riduzione delle spese superflue legate alla gestione degli errori di dati, ottimizzando così le campagne e le strategie di vendita.
La pulizia dei dati incoerenti del vostro CRM è un elemento chiave che permette alle aziende di rimanere rilevanti e reattive nelle loro interazioni con i clienti. Con il volume crescente di dati raccolti e trattati oggi, è complicato, se non impossibile, avere solo informazioni esatte. Tuttavia, effettuando una manutenzione regolare, mettete tutte le possibilità dalla vostra parte per interagire efficacemente con i vostri clienti e assicurare il successo delle vostre iniziative di marketing.
