Betreffend die Kommunikation per E-Mail ist die Art und Weise, wie Sie Ihre Nachricht abschließen, ebenso wichtig wie der Inhalt derselben. Die Qualität der verwendeten Schlussformeln ist entscheidend, da diese den letzten Schliff Ihrer E-Mail geben und dazu beitragen, einen positiven Eindruck zu erzeugen und Ihre Zielgruppe zu engagieren.
Da jedes Detail Ihrer Sendung zählt, werfen wir diesmal einen Blick auf die besten Praktiken für überzeugende Schlussformeln.
Die Wichtigkeit der Schlussformeln
Ähnlich wie bei einem handgeschriebenen Brief markieren die Schlussformeln in einer E-Mail den abschließenden Punkt der Kommunikation auf eine höfliche und professionelle Weise. Sie zeigen dem Empfänger Respekt und verleihen der Nachricht (Einleitung, Hauptteil, Ende) Kohärenz.
Wissen Sie auch, dass eine gute Schlussformel den Empfänger dazu bringen kann, Maßnahmen zu ergreifen, wie zum Beispiel auf Ihre E-Mail zu antworten oder auf einen angegebenen Link zu klicken.
Die Elemente einer Schlussformel
Um effektiv zu sein, sollte eine Schlussformel gewisse Schlüsselelemente enthalten:
Die Höflichkeitsformel
Es ist üblich, mit einem höflichen Ausdruck zu beginnen, wie zum Beispiel „Mit freundlichen Grüßen“, „Bis bald“, „Beste Grüße“, „Danke“ oder „Mit freundlichen Grüßen“. Die Wahl hängt vom Grad der Förmlichkeit und der Beziehung ab, die Sie zu Ihren Empfängern haben.
Ein Name
Fügen Sie immer einen Namen oder eine elektronische Signatur nach der Höflichkeitsformel hinzu (Unternehmen oder Kontaktperson), um die E-Mail zu personalisieren. Das stärkt die Freundlichkeit, Transparenz und verleiht Ihrer Nachricht eine menschlichere Note.
Ihre Kontaktdaten
Falls erforderlich, geben Sie Ihre professionellen Kontaktdaten an, wie eine Telefonnummer, eine E-Mail-Adresse oder eine Website, insbesondere wenn Sie eine Antwort oder eine bestimmte Aktion erwarten.
Die Schlussformel an die Situation anpassen
Die gewählte Schlussformel sollte dem Ziel Ihrer E-Mail angepasst sein. Analysieren Sie daher zunächst dieses Ziel: Informieren, Verkaufen, eine Antwort erhalten usw.
Ihre Schlussformel sollte auch die Beziehung und den Ton berücksichtigen, den Sie mit Ihrem Zielpublikum pflegen (formell oder informell). Sie sollte mit dem Inhalt der Nachricht übereinstimmen.
Hier sind einige Beispiele für Schlussformeln in verschiedenen Situationen:
Danksagungen
Es ist eine gute Praxis, Ihrem Publikum dafür zu danken, dass es sich die Zeit genommen hat, Ihren Inhalt zu lesen.
- Danke
- Vielen Dank
- Danke im Voraus
- Dankeschön
Die Grüße
Wählen Sie diese entsprechend dem Ton Ihrer Nachricht aus.
- Mit freundlichen Grüßen
- Beste Grüße
- Mit besten Grüßen
- Freundliche Grüße
- Hochachtungsvoll
- Herzliche Grüße
- Bis bald
- Mit herzlichen Grüßen
Für eine E-Mail, die eine sofortige Handlung erfordert
- In Erwartung Ihrer Antwort
- Ich warte auf Ihre Bestätigung
- Zu Ihrer Verfügung
Unangemessene Schlussformeln vermeiden
Einige Schlussformeln können in einem professionellen Kontext zu vertraut, unhöflich oder unangemessen wirken. Es ist besser, Ausdrücke wie „Bis später“, „Küsschen“, „Ciao“ oder „Tschüss“ zu vermeiden, wenn sie nicht zur Situation passen. Natürlich, wenn dies die Art und Weise ist, wie Ihre Marke sich immer an ihr Publikum wendet, können diese Formeln funktionieren. Es hängt wieder alles von Ihrer Strategie ab.
Im Allgemeinen sollten Sie es vermeiden, zu lange oder komplizierte Schlussformeln zu verwenden, da sie pompös wirken und die Empfänger verärgern können. Einfachheit ist oft vorzuziehen.
Obwohl oft übersehen, ist die Formulierung der Schlussformeln ein entscheidender Punkt in E-Mail-Kampagnen. Wenn Sie diese besten Praktiken befolgen und Ihre Formulierung sorgfältig auswählen, können Sie nicht nur Ihre Nachrichten elegant beenden und Ihr Markenimage stärken, sondern auch Ihr Publikum zur Handlung motivieren.
