Ah, die ungültigen E-Mail-Adressen… diese Kontakte, die Sie für gut halten, die in Wirklichkeit jedoch nie Ihre Nachrichten erhalten werden. Für E-Marketing-Experten stellen sie ein großes Hindernis dar. Schwer sichtbar schwächen sie nach und nach die Zustellbarkeit, verfälschen die Kennzahlen und schaden dem Ruf des Absenders. Aus diesem Grund ist es wichtig, sie zu verstehen, sie zu unterscheiden und zu wissen, wie man mit ihnen umgeht.
Meine Adresse ist „ungültig“: Was bedeutet das genau?
Eine ungültige E-Mail-Adresse ist einfach eine Adresse, die keine Nachrichten empfangen kann. Das bedeutet, auch wenn sie manchmal wie eine echte Adresse aussieht, schlägt der Versand aus mehreren Gründen fehl.
Die verschiedenen Fehlerarten bei ungültigen Adressen
1) Die Adresse hat nicht die richtige Syntax (fehlendes „@“, nicht existierende Domain, etc.). Die Nachricht kann also nicht gesendet werden.
Häufige Beispiele:
vorname.nachname@domain → es fehlt das .com / .de
vorname@nachname@domain.com → mehrere @
vorname.nachname@domain,com → Komma anstelle des Punktes
vorname@.com → Leerer Domain-Teil
2) Die Domain der Adresse existiert nicht oder hat keine gültigen Einträge. Die E-Mail wird bei der Überprüfung des Empfängerservers abgelehnt.
Mögliche Ursachen:
- Es gibt einen Tippfehler im Domain-Namen (gmial.com, hotmial.de, etc.)
- Die Domain ist gelöscht oder abgelaufen.
- Es fehlt ein Mailserver.
- Die Domain ist vorübergehend nicht erreichbar.
3) Die Domain existiert, aber das Postfach existiert nicht (oder nicht mehr). Ein Code wie „550 5.1.1 User unknown“ oder „550 5.1.0 Address rejected“ wird angezeigt. Hier ist das Scheitern endgültig und die Adresse muss sofort entfernt werden.
Mögliche Ursachen:
- Der Nutzer hat seinen Account gelöscht (Jobwechsel, deaktivierte private Adresse, etc.).
- Die Adresse wurde ursprünglich falsch eingegeben.
- Der Account ist gesperrt oder ausgesetzt.
4) Der Server lehnt die Nachricht vorübergehend ab, kann sie aber später akzeptieren. Ein Code wie „452 4.2.2 Mailbox full“ oder „421 4.4.0 Temporary failure“ wird angezeigt. Die Nachricht wird also nicht sofort zugestellt, könnte aber später zustellbar sein.
Mögliche Ursachen:
- Das Postfach ist voll.
- Der Empfängerserver ist vorübergehend nicht verfügbar.
- Die Nachricht ist zu groß.
- Das Kontingent oder das Sendelimit wurde überschritten.
5) Einige Adressen sind nicht von sich aus ungültig, werden jedoch aus Sicherheitsgründen abgelehnt. Die E-Mail prallt ab oder wird ungeöffnet gefiltert.
Mögliche Ursachen:
- SPF / DKIM / DMARC sind falsch konfiguriert, daher wird Ihr Sendeserver abgelehnt.
- Die Domain erfordert einen zweiten Versuch, bevor sie akzeptiert (greylisting).
- Die Adresse existiert, aber Ihre Nachricht wird aufgrund einer Spam-Blockade abgelehnt.
- Die Domain akzeptiert alles über SMTP und filtert dann bei einem potenziellen Fangnetz.
Warum ungültige Adressen die Leistung und Compliance beeinträchtigen
Der Ruf und das Einordnen im Posteingang
Viele hard bounces sind ein starkes Signal für die ISPs, dass Ihre Liste schlecht gepflegt ist. Ein sehr schlechter Punkt für Ihren Absenderruf und letztlich für die Platzierung Ihrer Sendungen im Posteingang. Sie riskieren bestenfalls, im Promotions-Tab zu landen oder schlimmstenfalls im Spam.
Es wird daher dringend empfohlen, diese Adressen schnell zu beseitigen und die Server-Responses genau zu überwachen.
Der tatsächliche Marketingaufwand
Eine ungültige Adresse verursacht auch einige Kosten: Sie erhöht das Volumen ohne Umsatzpotenzial, verfälscht Ihre Kennzahlen (Öffnungsrate, CTR) und kostet Sie Zeit (und somit Geld).
Compliance
Die DSGVO verlangt das „Prinzip der Genauigkeit“ der persönlichen Daten. Diese müssen nicht nur korrekt und aktuell sein, sondern Ungenauigkeiten müssen „ohne Verzögerung gelöscht oder berichtigt werden“ (Art. 5).
Für E-Mails bedeutet dies, dass die Beibehaltung ungültiger Adressen ohne Korrektur-/Entfernungsmechanismen gegen dieses Prinzip verstößt und den Absender sanktioniert.
Was tun mit ungültigen Adressen?
Den Typ der Ungültigkeit identifizieren
Wie wir oben gesehen haben, sind nicht alle ungültigen Adressen gleich. Bevor Sie handeln, müssen Sie wissen, warum sie ungültig sind. Die Ursache des Problems zu finden, hilft Ihnen zu entscheiden, was korrigiert werden kann und was entfernt werden muss.
Mit Methode säubern
Beginnen Sie mit dem Löschen der hard bounces; bestätigte ungültige Adressen müssen dauerhaft aus Ihren Listen entfernt werden. Weiteres Versenden an diese Adressen bringt nur Ärger, daher ist es nicht wert, darauf zu bestehen.
Platzieren Sie die soft bounces in Quarantäne, da sie oft vorübergehend sind. Versuchen Sie, in zwei bis drei aufeinanderfolgenden Kampagnen erneut zu senden. Wenn das Problem weiterhin besteht, können Sie die Adresse deaktivieren.
Einige Fehler sind behebbar, wie z.B. ein einfacher Tippfehler. Dies bedeutet, dass die betroffenen Adressen eher korrigiert als gelöscht werden können. Denken Sie daran, ein Korrekturvorschlags-System zu verwenden, aber ändern Sie niemals automatisch ohne Benutzerbestätigung.
Einmaliges Säubern reicht nicht aus. Es ist unerlässlich, einen permanenten Prüfungsprozess einzurichten, um die Hygiene Ihrer Listen zu erhalten. Dies umfasst die Validierung bei der Anmeldung, das Double Opt-in, sowie eine automatische Überwachung von Bounces in Ihrem ESP.
Die gute Nachricht? Ungültige Adressen sind kein unvermeidliches Schicksal, und durch Befolgen einiger dieser Tipps können Sie die Qualität Ihrer Daten durchaus wieder in den Griff bekommen. Es ist zwar eine langfristige Aufgabe, aber sie führt zu mehr Zustellbarkeit, weniger Verschwendung und einer besseren Beziehungsqualität. Kurz gesagt, alles, was nötig ist, um anzukommen und im Posteingang zu bleiben!
