Wir haben alle irgendwann in unserem Posteingang eine Nachricht erhalten, die besagt, dass die gerade gesendete E-Mail tatsächlich nicht gesendet werden konnte. Nun, das ist eine Bounce-E-Mail. Im Alltag ist sie kaum beliebt, und im Bereich des Online-Marketings, wo die Zustellbarkeit entscheidend ist, noch weniger!
In diesem Artikel erforschen wir die Gründe, warum E-Mails abprallen, sowie Lösungen, um dieses Phänomen zu vermeiden und die Effizienz Ihrer Kampagnen zu maximieren.
Ein Rückblick auf Bounce-E-Mails
Eine Bounce-E-Mail („Non-Delivery Report“ oder „NDR“ auf Englisch) ist eine automatische Benachrichtigung, die vom E-Mail-Server des Empfängers generiert wird, um den Absender darüber zu informieren, dass die von ihm versuchte E-Mail nicht zugestellt wurde. Diese Benachrichtigung liefert in der Regel Informationen über die Ursache des Problems.
Es gibt zwei HauptArten von Bounces:
- Der harte Bounce; es handelt sich um eine E-Mail-Adresse, die nicht funktioniert, also um ein dauerhaftes Problem.
- Der weiche Bounce; es handelt sich um ein temporäres Problem, das verhindert, dass die E-Mail-Adresse des Empfängers Ihre E-Mail erhält.
Als Absender ist es wesentlich, die Bounce-Nachricht zu verstehen, da dies Ihnen ermöglicht, Ihre Versandpraktiken anzupassen, Ihre Listen besser zu verwalten und die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails zu verbessern.
Warum prallen E-Mails ab?
Hier sind die häufigsten Gründe für Bounces:
Das Postfach des Empfängers ist voll
452 4.2.2 Mailbox Full
Wenn ein Postfach seine maximale Kapazität erreicht, werden neue E-Mails abgewiesen. Dies kann auf eine schlechte Nachrichtenverwaltung durch den Empfänger zurückzuführen sein.
Die E-Mail-Adresse existiert nicht oder ist falsch
550 5.1.1 User Unknown
Dieser Fehler tritt auf, wenn die E-Mail-Adresse des Empfängers falsch ist, nicht existiert oder gelöscht wurde.
Achtung, es kommt auch oft vor, dass die bei der Eingabe angegebene Adresse falsch ist.
Der E-Mail-Server ist vorübergehend nicht erreichbar
421 4.4.1 Connection Timed Out
Fehler dieser Art weisen darauf hin, dass der E-Mail-Server des Empfängers vorübergehend nicht verfügbar ist. Dies kann auf technische Probleme oder eine Serverwartung zurückzuführen sein.
Die Nachricht ist zu groß
552 5.3.4 Message size exceeds limit
Wenn die Größe der E-Mail die vom E-Mail-Server des Empfängers zugelassene Grenze überschreitet, kann dies zu einem Bounce führen.
Die E-Mail-Adresse des Absenders ist blockiert
554 5.7.1 Relay access denied
Einige E-Mail-Server haben strenge Spamfilter, die E-Mails von unbekannten oder verdächtigen Absendern automatisch ablehnen.
Als Spam abgelehnt
554 5.7.1 Message blocked due to spam content in the message
Spamfilter können eine E-Mail als Spam markieren und ablehnen. Dies kann auf unangemessenen Inhalt, verdächtige Links oder eine schlechte Absenderreputation zurückzuführen sein.
Es gibt ein DNS-Problem
5.4.6 DNS Lookup Failed
DNS-Auflösungsfehler weisen auf technische Probleme im Zusammenhang mit der Domainnamensauflösung des Empfängers hin.
Es gibt ein MX-Problem
5.4.4 unable to route: no mail hosts for domain
Die E-Mail konnte nicht gesendet werden, da das System den E-Mail-Server der Empfängeradresse nicht findet.
Probleme im Zusammenhang mit der Schwarzen Liste
554 5.7.1 Service unavailable
Wenn die IP-Adresse des Absenders aufgrund verdächtiger Aktivitäten oder mutmaßlichen Spams auf einer Schwarzen Liste geführt wird, können E-Mails abgewiesen werden.
Es gibt technische Probleme auf Serverebene
Temporäre oder dauerhafte Probleme auf dem E-Mail-Server
Des Empfängers können zu Bounces führen.
7 einfache Lösungen, um das Zurückprallen von E-Mails zu vermeiden
1# E-Mail-Adressen validieren
Verwenden Sie E-Mail-Validierungstools wie Captain Verify, um sicherzustellen, dass die gespeicherten Adressen gültig und korrekt formatiert sind.
Übrigens ist es nicht empfehlenswert, Kontaktlisten zu kaufen oder zu mieten, da diese von mehreren Unternehmen verwendet werden und vor allem mit schlechten Adressen gefüllt sind, was ein großes Risiko für Bounces darstellt.
2# Listen sorgfältig verwalten
Eine gute Verwaltung Ihrer Verteilerlisten erfordert eine sorgfältige Pflege. Sie sollten sie regelmäßig aktualisieren, um sie sauber zu halten, was bedeutet, veraltete Adressen zu löschen und sicherzustellen, dass Ihre Abonnenten aktiv sind (entfernen Sie Inaktive).
3# Listen segmentieren
Segmentieren Sie Ihre Versandlisten basierend auf dem Engagement Ihrer Abonnenten, ihrem Kaufverhalten, demografischen Daten oder anderen Informationen, um zielgerichtetere und relevantere E-Mails zu versenden.
4# Erlaubnis der Empfänger vor dem Versand einholen
Stellen Sie sicher, dass Sie die ausdrückliche Erlaubnis der Empfänger haben, bevor Sie E-Mails senden. Dies reduziert die Wahrscheinlichkeit, als Spam angesehen zu werden, und schützt Ihren Absenderstatus. Verwenden Sie dazu das Double-Opt-in-Verfahren.
5# Inhalte personalisieren und pflegen
Erstellen Sie personalisierte und ansprechende Inhalte, um Interaktionen zu fördern, aber auch um Ihren Empfängern zu zeigen, dass Sie sie kennen. Dies reduziert das Risiko, als bösartiger oder unerwünschter Absender markiert zu werden. Vermeiden Sie ebenso die Verwendung von sensiblen Wörtern, die Spamfilter auslösen könnten.
6# E-Mail-Konto authentifizieren
Implementieren Sie Authentifizierungsmechanismen wie SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) und DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance). Diese Protokolle helfen, Ihre Authentizität als Absender zu überprüfen und somit Ihre Glaubwürdigkeit zu stärken, während Sie Spamfilter umgehen.
7# Bounce-Rate überwachen
Verwenden Sie Analysetools, um regelmäßig die Bounce-Rate Ihrer Kampagnen zu überwachen. Ein plötzlicher Anstieg kann auf potenzielle Probleme hinweisen, die sofortige Maßnahmen erfordern.
Das Korrigieren von E-Mail-Bounces und das Aufrechterhalten einer niedrigen Bounce-Rate ist entscheidend, um den Erfolg Ihrer E-Mail-Kampagnen zu gewährleisten. Indem Sie die Ursachen für Bounces analysieren und verstehen und dann die oben vorgeschlagenen Praktiken umsetzen, können Sie die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails deutlich verbessern.
