Oggi ci concentriamo su due strumenti molto utili ma spesso confusi: il “cercatore di email” e il “verificatore di email”. A prima vista, “trovare un indirizzo” e “verificare un indirizzo” sembrano essere due aspetti dello stesso processo, ma in realtà, le loro funzioni, usi e impatti sono molto diversi. Lo spieghiamo nelle righe che seguono.
Definire i due mondi: trovare e verificare
Il cercatore di email: quando non si ha l’indirizzo
Il cercatore di email (o “lookup di email“) permette di trovare l’email di una persona a partire da elementi noti (nome, cognome, azienda, dominio, a volte titolo o localizzazione). Per fare questo, si basa su database, algoritmi di combinazione (pattern: nome.cognome@, p.cognome@, ecc.) e fonti pubbliche (social network, siti aziendali, forum).
Tipicamente, il cercatore di email è utilizzato per la prospezione a freddo e la costituzione di liste B2B quando si dispone di un nome e di un dominio, ma non dell’email.
Il verificatore di email: quando si ha già l’indirizzo
Come indica il nome, il verificatore di email verifica uno o più indirizzi per determinare se sono validi, attivi e in grado di ricevere messaggi. In sostanza, permette di assicurarsi che il messaggio venga inviato a un destinatario reale.
Per analizzare l’email e determinare se questa è utilizzabile, lo strumento in questione segue diverse fasi:
- Verifica del formato e della sintassi: si assicura che l’indirizzo rispetti la corretta struttura e sia correttamente scritto (ad esempio, che non ci siano errori come “nome@azienda” senza “.com”, o ancora “nome@anzenda.com”).
- Controllo del dominio: verifica che il nome del dominio (ad esempio “azienda.com”) esista e sia in grado di ricevere email.
- Test del server di posta: senza inviare un messaggio reale, lo strumento di verifica interroga il server per assicurarsi che la casella di posta sia attiva.
- Rilevamento dei contatti a rischio: identifica gli indirizzi noti per creare problemi, in particolare quelli usati come trappole per spam o presenti in liste nere.
- Gestione delle email generiche: alcuni domini accettano tutte le email, anche quelle che non esistono. Lo strumento segnala questi casi come “incerti”.
Notate che alcuni strumenti ora combinano entrambe le funzioni: permettono sia di trovare un indirizzo che di verificare automaticamente la sua validità in seguito. Ciò semplifica il lavoro di prospezione limitando il rischio di errore o rimbalzo.
Principali differenze tra un cercatore di email e un verificatore di email
Il punto di partenza
Il cercatore di email parte da informazioni parziali, come un nome, un cognome o un dominio aziendale.
Il verificatore di email, invece, inizia con un’email che esiste già.
L’obiettivo principale
Il cercatore di email ha lo scopo di ritrovare un indirizzo elettronico per contattare una persona specifica.
Il verificatore di email serve per controllare la validità e la recapibilità di una email.
Il posizionamento in termini di costo
Gli strumenti di ricerca spesso applicano una tariffa per ogni ricerca (per lead o per contatto).
Gli strumenti di verifica addebitano invece per email analizzata, in volume o per lotto.
Il momento di utilizzo nel ciclo di marketing
Il cercatore interviene a monte, durante la raccolta o la prospezione.
Il verificatore viene utilizzato prima dell’invio, per pulire e rendere affidabile il database.
Perché questa distinzione è importante
Questione di recapibilità e reputazione
Inviare un’email a un contatto non valido o a una trappola per lo spam danneggia direttamente la vostra reputazione come mittente: il messaggio rimbalza, può essere segnalato come indesiderato e degradare le vostre performance complessive.
Al contrario, uno strumento di ricerca (cercatore di email) che restituisce un indirizzo errato non ha un effetto immediato. Ma se quest’ultimo non viene verificato prima dell’invio, causerà prima o poi un rimbalzo e, anche lui, influenzerà la reputazione del vostro dominio.
Questione di costo
Coloro che inviano campagne in massa pagano per email utile. Sprecare crediti di invio su indirizzi morti equivale a gettare denaro fuori dalla finestra. Utilizzare un verificatore di email prima dell’invio è chiaramente un investimento redditizio.
Questione di conformità
Quando si acquisiscono contatti, bisogna rispettare il consenso, la legittimità del trattamento, il diritto di accesso e di cancellazione, ecc. Il GDPR richiede che i dati siano “esatti e aggiornati”.
Situazioni pratiche
Ecco due esempi di scenari frequenti che permettono di capire come combinare cercatore e verificatore in modo ottimale:
1) Prospezione a freddo (B2B)
- Avete una lista di prospect (nome, posizione, azienda).
- Utilizzate un cercatore di email per ottenere il loro indirizzo.
- Una volta ottenuti gli indirizzi, lanciate immediatamente un verificatore di email per passarli al setaccio.
- Seggmentate i risultati: gli indirizzi validati sono utilizzati per le campagne, quelli considerati a rischio devono essere tenuti sotto controllo e quelli non validi vengono eliminati.
2) Arricchimento di un database esistente
- Avete già una lista di email, ma questa è un po’ datata.
- Verificate l’intero elenco in un’unica operazione automatizzata.
- Eliminate gli indirizzi non validi.
- Per gli indirizzi mancanti (campo email vuoto con solo nome e azienda per esempio), utilizzate il cercatore occasionalmente, quindi verificate questi ultimi aggiunti.
Cercatore e verificatore: una differenza che conta
La differenza tra cercatore di email e verificatore di email è sottile, ma non meno importante. Uno è uno strumento di prospezione e raccolta, l’altro uno strumento di qualità e sicurezza. Facendoli lavorare in concerto, migliorate la qualità delle vostre spedizioni, rafforzate l’affidabilità delle vostre campagne e preservate la credibilità del vostro dominio di spedizione.
