Sie haben eine E-Mail gesendet und noch keine Antwort erhalten? Dann ist es vielleicht an der Zeit, eine nach Fass-E-Mail zu senden. Ähnlich wie die E-Mail-Präsentation, die wir vor kurzem besprochen haben, ist auch die nach Fass-Nachricht sehr wichtig und sollte nicht improvisiert werden. Dies erfordert Taktgefühl und Präzision. In diesem Artikel finden Sie daher alles, was Sie wissen müssen, um wirkungsvolle nach Fass-E-Mails zu schreiben, während Sie eine gute Beziehung zum Empfänger aufrechterhalten.
Aus welchem Grund sollte man eine nach Fass-E-Mail senden?
Das Senden einer nach Fass-E-Mail ist entscheidend, um den Schwung in der professionellen Kommunikation aufrechtzuerhalten. Es ermöglicht eine Nachverfolgung, indem es den Empfänger an eine frühere Diskussion erinnert, zum Handeln (Antworten oder Entscheidungen treffen) ermutigt, Informationen klärt und Erwartungen managt.
Wenn Ihre Nachricht nicht gelesen wurde oder unter vielen anderen eingegangenen Nachrichten vergessen wurde, hilft die Nachfassung, Ihre Kommunikation wieder in den Vordergrund zu rücken und Ihre Chancen auf Rückmeldungen zu erhöhen.
Es kann auch eine Gelegenheit sein, Ihre Nachricht umzuformulieren, um den Empfänger leichter zu erreichen.
Zuletzt kann das Senden einer Nachfass-E-Mail ein Mittel sein, um die Beziehung zu Ihrem Gesprächspartner aufrechtzuerhalten und zu stärken, indem Sie zeigen, dass Sie gerne mit ihm zusammenarbeiten möchten.
Wie weiß ich, ob ich eine Nachfass-E-Mail senden sollte?
Die Antwort auf diese Frage hängt von mehreren Faktoren ab, beginnend mit dem ursprünglichen Kontext. Was war der Inhalt Ihrer ersten Kommunikation? Wenn die ursprüngliche E-Mail eine spezifische Antwort oder Aktion erforderte und Sie keine Rückmeldung erhalten haben, ist eine Nachfassung angebracht.
Als Nächstes kommt der Zeitabstand. Lassen Sie eine angemessene Zeit verstreichen, bevor Sie nachfassen. Die Dauer kann je nach Kontext variieren, aber eine Woche wird oft als ausreichend für eine erste Nachverfolgung angesehen. Wenn der Gegenstand Ihrer E-Mail jedoch dringend ist, kann ein kürzerer Zeitraum gerechtfertigt sein. Bewerten Sie die Dringlichkeit und Wichtigkeit der erwarteten Antwort oder Aktion, um den richtigen Zeitpunkt zu bestimmen.
Was die Anzahl der nach Fassungen betrifft, so wird ein Maximum von zwei oder drei Mal empfohlen, mit einem Abstand von einigen Tagen bis zu einer Woche, je nach Priorität und Wichtigkeit des Themas. Darüber hinaus kann es vorzuziehen sein, andere Kommunikationsmittel zu suchen oder zu akzeptieren, dass die betreffende Person nicht interessiert oder nicht verfügbar ist.
Obwohl es offensichtlich erscheinen mag, sei dennoch daran erinnert, dass, wenn Sie eine Antwort erhalten, in der der Empfänger um mehr Zeit bittet oder Sie bittet, keine weiteren Nachrichten zu senden, es wesentlich ist, seine Anfrage zu respektieren.
Nachfass-E-Mail: Fallbeispiele und Beispiele
1# Die Nachfass-E-Mail nach einem Meeting oder einem Ereignis
Nach einem Meeting oder einem Ereignis ist es wichtig, dem Empfänger für seine Zeit zu danken und kurz den Kontext Ihres Austausches zu wiederholen. Heben Sie die besprochenen Schlüsselpunkte hervor und schlagen Sie konkrete Schritte für die Zukunft vor.
Beispiel
Betreff: Danke für unser Treffen – Nächste Schritte
Hallo [Name],
danke für unseren bereichernden Austausch hier. Ich habe unsere Diskussion über [spezifisches Thema] besonders geschätzt. Um unser Projekt voranzutreiben, schlage ich vor, dass wir [konkrete Aktion] durchführen. Könnten Sie bitte Ihre Verfügbarkeit für eine Nachbesprechung nächste Woche bestätigen?
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
2# Die kommerzielle Nachfass-E-Mail
Im kommerziellen Kontext ist das Ziel, das Interesse den Prospekten aufrechtzuerhalten. Es ist entscheidend, höflich zu sein, die Nachricht zu personalisieren und den Mehrwert Ihres Vorschlags zu betonen.
Beispiel
Betreff: Ihre Meinung zu unserem Vorschlag – [Produkt-/Dienstleistungsname]
Hallo [Name],
ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich wollte auf unser letztes Gespräch über [Produkt/Dienstleistung] zurückkommen und fragen, ob Sie Fragen haben oder weitere Informationen benötigen. Wir sind überzeugt, dass [Produkt/Dienstleistung] wirklich [spezifischen Vorteil] für [Firma des Prospekten] bringen kann. Wären Sie verfügbar, um zu besprechen, wie wir zusammenarbeiten könnten?
Mit besten Grüßen
[Ihr Name]
3# Die Nachfass-E-Mail für eine Zahlung oder eine spezifische Aktion
Wenn es darum geht, wegen einer Zahlung oder einer erforderlichen Aktion nachzufassen, ist es wichtig, professionell, präzise und direkt zu bleiben, ohne zu aufdringlich zu sein.
Beispiel
Betreff: Nachverfolgung Ihrer Zahlung für [Rechnung oder Dienstleistung]
Hallo [Name],
ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich wollte mich nach dem Stand der Zahlung von [Rechnungsbetrag], die am [Datum] gesendet wurde, erkundigen. Könnten Sie mir bitte das vorgesehene Zahlungsdatum bestätigen? Das würde uns helfen, unsere Konten entsprechend zu planen.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit für dieses Anliegen.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
Tipps für das Verfassen Ihrer Nach Fass-E-Mails
Um eine nach Fass-E-Mail gut zu verfassen, ist es wichtig, einige Schlüsselprinzipien zu befolgen, die sicherstellen, dass Ihre Nachricht professionell und effektiv ist:
- Seien Sie klar und präzise – Ihre E-Mail sollte direkt sein und auf den Punkt kommen. Vermeiden Sie unnötige Informationen und konzentrieren Sie sich auf das Hauptziel Ihrer Nachfassung.
- Verwenden Sie einen angemessenen Ton – Wählen Sie einen Ton, der sowohl das Formalitätsniveau der Beziehung als auch die Situation widerspiegelt. Bleiben Sie immer professionell, höflich und positiv.
- Personalisieren Sie Ihre Nachricht – Sprechen Sie die Person direkt mit ihrem Namen an. Wenn möglich, erwähnen Sie frühere Austausche oder Situationen mit dem Gesprächspartner, um zu zeigen, dass Ihre E-Mail durchdacht ist und sich speziell an ihn richtet.
- Geben Sie die erwartete Aktion deutlich an – Seien Sie spezifisch darüber, was Sie als Antwort auf diese E-Mail erwarten. Wenn Sie eine Antwort, ein Treffen oder eine Zahlung wünschen, machen Sie das klar.
- Bieten Sie eine Fortsetzung an – Geben Sie Optionen für die nächsten Schritte an, wie z.B. einen Termin für einen Anruf oder ein Treffen vorzuschlagen, um die Antwort und Aktion des Empfängers zu erleichtern.
- Begrenzen Sie die Anzahl der Nach Fassungen – Belästigen Sie Ihren Gesprächspartner nicht mit zu vielen E-Mails. Wenn Sie nach zwei oder drei Nachfassungen keine Antwort erhalten haben, ist es vielleicht an der Zeit, Ihre Herangehensweise zu überdenken.
- Achten Sie auf das Timing – Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt für Ihre Nachfassung, unter Berücksichtigung der Arbeitszeiten und Werktage, um Ihre Chancen auf eine Antwort zu maximieren.
- Lesen Sie Korrektur vor dem Senden – Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail frei von Fehlern ist. Eine gut geschriebene Nachricht spiegelt Ihren Professionalismus und Ihre Aufmerksamkeit für Details wider.
Eine nach Fass-E-Mail zu verfassen, erfordert ein gewisses Gleichgewicht! Sie müssen bestimmt sein, ohne aufdringlich zu wirken, direkt, ohne grob zu sein, und professionell, während Sie freundlich bleiben. Indem Sie diesen Rat befolgen und Ihren Ansatz anpassen, werden Ihre Nachrichten wahrscheinlich gut aufgenommen und die gewünschte Antwort oder Aktion erreichen.
