Die Pausen nach einem ersten Austausch können manchmal endlos erscheinen. Dennoch kann ein einfaches Follow-up-E-Mail eine Diskussion neu entfachen, eine Situation entschärfen oder sogar einen zögerlichen Interessenten in einen engagierten Kunden verwandeln. Mehr als nur eine Formalität, ist das Follow-up daher ein Werkzeug, das auf keinen Fall vernachlässigt werden sollte. Wann sollte man es senden? Wie sollte es formuliert werden, um maximale Effektivität zu erzielen? Dieser Artikel untersucht die besten Praktiken und gibt Ihnen einige Beispiele für ansprechende Follow-up-E-Mails.
Die Bedeutung des Follow-ups verstehen
Wenn Sie an eine Art von aggressiver Nachfassaktion denken, irren Sie sich. Das Follow-up-E-Mail ist eine Nachricht, die dazu dient, den Kontakt zu halten oder in bestimmten Fällen zu einer Handlung zu ermutigen. Eine subtile und respektvolle Art, sich bei der Person in Erinnerung zu bringen, mit der Sie bereits kommuniziert haben. Es kann zum Beispiel darum gehen, nach fehlender Antwort zu kommunizieren, sich nach einem Meeting zu bedanken, an einen Termin zu erinnern, eine Antwort zu erbitten, zusätzliche Informationen zu teilen, usw.
Das Follow-up ist ein hervorragendes Mittel, um:
- Das Engagement aufrechtzuerhalten – Einen Interessenten oder Kunden erneut zu kontaktieren, hält Ihr Unternehmen in Erinnerung.
- Möglichkeiten zu konkretisieren – Nach einem ersten Kontakt kann ein gut orchestriertes Follow-up zu einer echten Umwandlung führen.
- Die Kunden- oder Partnerbeziehung zu stärken – Follow-up-Nachrichten zeugen von besonderer Aufmerksamkeit und professionellem Ernst.
Wann sollte man ein Follow-up-E-Mail senden?
Wie immer ist das Timing ein entscheidender Faktor. Ein Follow-up-E-Mail zu früh zu senden, kann aufdringlich wirken, während es zu spät zu senden, die Botschaft sinnlos machen kann.
Hier sind einige häufige Szenarien und die passende Häufigkeit:
- Nach einem Meeting, einer Interaktion oder einem bestimmten Ereignis innerhalb von 24 bis 48 Stunden ein Follow-up senden, um Aufmerksamkeit und Reaktionsbereitschaft zu zeigen.
- Nach einem ersten kommerziellen Vorschlag zwei bis drei Tage warten, bevor Sie nachfassen, um im Gedächtnis des Empfängers zu bleiben, ohne ihn zu stressen.
- Ohne Antwort auf eine erste E-Mail etwa drei bis fünf Tage warten und dann eine Erinnerung senden.
- Nach einem Kauf oder einer Interaktion etwa eine Woche warten, bevor Sie nach einer Erfahrung oder Bewertung fragen.
Der richtige Zeitpunkt hängt vom Kontext ab, aber das Wesentliche ist, nicht zu viel Zeit verstreichen zu lassen, um den ursprünglichen Schwung nicht zu verlieren.
8 unverzichtbare Elemente für ein gutes Follow-up-E-Mail
1) Ziel des Follow-ups definieren
Das Ziel des Follow-ups beeinflusst die Struktur der E-Mail, den Ton und den Aufruf zur Handlung. Ein Follow-up-E-Mail kann beispielsweise darauf abzielen, eine Antwort auf eine spezielle Frage zu erhalten, ein Meeting zu planen oder Feedback zu einem Produkt zu sammeln.
Indem Sie dieses Ziel im Voraus festlegen, erstellen Sie eine gezielte, relevante E-Mail, die den Erwartungen des Empfängers entspricht.
2) Eine auffällige Betreffzeile
Die Betreffzeile eines Follow-ups sollte durchdacht sein. Sie muss die Aufmerksamkeit fesseln, ohne aufdringlich oder verzweifelt zu wirken. Sie sollte subtil an den Grund des Kontakts erinnern und gleichzeitig Lust auf das Öffnen der E-Mail machen, zum Beispiel:
„Lassen Sie uns unser Gespräch über [Thema] fortsetzen“, oder „Neuigkeiten zu unserem Projekt“.
3) Eine personalisierte Einführung
Beginnen Sie ein Follow-up-E-Mail niemals mit zu allgemeinen Formeln wie „Ich schreibe Ihnen, um Sie daran zu erinnern…“. Beginnen Sie hingegen persönlich:
„Hallo [Vorname], ich hoffe, es geht Ihnen gut seit unserem letzten Gespräch.“
„Hallo [Vorname], ich wollte mich für Ihre Zeit während unseres letzten Meetings bedanken.“
Ein herzlicher und respektvoller Ton hilft, das Eis zu brechen und die Konversation ohne Druck wieder aufzunehmen.
4) Eine Erinnerung an den Kontext
Ihr Gesprächspartner hat wahrscheinlich mehrere E-Mails seit Ihrem letzten Austausch erhalten. Erinnern Sie ihn kurz an das Hauptthema Ihrer ersten Interaktion, um die Dinge wieder in den Kontext zu setzen:
„Während unseres Meetings am [Datum] haben wir über [Thema] gesprochen, und ich wollte sicherstellen, dass Sie die Informationen erhalten haben, die ich Ihnen geschickt habe.“
Eine knappe, aber klare Erinnerung hilft, die E-Mail zu kontextualisieren, während sie das Gedächtnis des Empfängers auffrischt.
5) Mehrwert bieten
Ein Follow-up-E-Mail ist nicht nur eine Antwortforderung. Es sollte etwas zusätzliches bieten, sei es eine Information, eine nützliche Ressource oder ein Ratschlag:
„Nach unserem Austausch habe ich gedacht, dass dieser Bericht für Sie von Interesse sein könnte.“
„Ich habe Ihnen einen Link zu einer aktuellen Studie über [Thema] hinzugefügt, die unser Gespräch erhellen könnte.“
Dies zeigt, dass Sie sich wirklich um die Bedürfnisse Ihres Gesprächspartners kümmern und bereit sind zu helfen.
6) Klarer Handlungsaufruf
Ihre Follow-up-Nachricht sollte einen klaren und sichtbaren CTA enthalten. Dies kann eine Einladung sein, einen Termin zu vereinbaren, eine Frage zu beantworten oder zusätzliche Informationen anzusehen.
Seien Sie in Ihren Anfragen präzise, lassen Sie aber immer eine Öffnung, damit der Empfänger ablehnen oder eine Alternative vorschlagen kann.
7) Eine positive Schlussbemerkung
Beenden Sie immer mit einer positiven und respektvollen Note. Die Idee ist, zu zeigen, dass Sie offen und verfügbar sind, ohne auf eine Antwort zu drängen:
„Ich stehe Ihnen gerne zur Verfügung, wenn Sie Fragen haben.“
„Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören.“
Diese Schlussbemerkung hält die Konversation offen, während sie die Initiative dem Gesprächspartner überlässt.
Die Kunst des beharrlichen, aber nicht aufdringlichen Follow-ups
Ein gutes Follow-up-E-Mail muss ein Gleichgewicht finden zwischen Beharrlichkeit und Respekt vor der Zeit des anderen.
Abschließend möchten wir Ihnen einige Tipps geben, um nicht zu aufdringlich zu wirken:
- Wechseln Sie die Formate – Wenn Ihre erste E-Mail unbeantwortet bleibt, können Sie einen Telefonanruf oder eine Nachricht über LinkedIn in Betracht ziehen.
- Verzögern Sie die Nachfassungen – Erinnern Sie nicht alle zwei Tage. Lassen Sie dem Empfänger Zeit zu antworten. In der Regel reicht eine Nachfassaktion nach einer Woche aus.
- Überschreiten Sie nicht drei Nachfassaktionen – Nach drei erfolglosen Versuchen ohne Antwort ist es besser, weiterzumachen. Zu viel Hartnäckigkeit kann Ihrem beruflichen Image schaden.
Nun sind Sie bereit, die besten Follow-ups zu versenden!
