Die Pause nach einem ersten Austausch kann sich endlos anfühlen. Dennoch kann ein einfaches Follow-up-E-Mail eine ins Stocken geratene Diskussion neu entfachen oder einen zögerlichen Interessenten in einen engagierten Kunden verwandeln. Das Follow-up ist damit weit mehr als eine Formalität: Es zählt zu den festen Bestandteilen einer durchdachten Vertriebs- oder Kommunikationsstrategie. Wann ist der richtige Zeitpunkt dafür? Und wie sollte es formuliert sein, damit es wirklich wirkt? Dieser Artikel zeigt die besten Praktiken und liefert Ihnen einige Beispiele für Follow-up-E-Mails, die ankommen.
Die Bedeutung des Follow-ups verstehen
Wenn Sie an eine Art von aggressiver Nachfassaktion denken, liegen Sie falsch. Das Follow-up-E-Mail ist eine Nachricht, die dazu dient, den Kontakt zu halten oder in bestimmten Fällen zu einer Handlung zu ermutigen. Eine subtile und respektvolle Art, sich bei der Person in Erinnerung zu bringen, mit der Sie bereits kommuniziert haben. Es kann zum Beispiel darum gehen, nach fehlender Antwort zu kommunizieren, sich nach einem Meeting zu bedanken, an einen Termin zu erinnern, eine Antwort zu erbitten, zusätzliche Informationen zu teilen, usw.
Das Follow-up ist ein hervorragendes Mittel, um:
- Das Engagement aufrechtzuerhalten: Wer einen Interessenten oder Kunden erneut kontaktiert, bleibt im Gedächtnis des Unternehmens präsent.
- Möglichkeiten zu konkretisieren: Nach einem ersten Kontakt kann ein gut platziertes Follow-up den entscheidenden Unterschied machen und zu einer echten Umwandlung führen.
- Die Kunden- oder Partnerbeziehung zu stärken. Follow-up-Nachrichten zeigen besondere Aufmerksamkeit und professionellen Ernst.
Wann sollte man ein Follow-up-E-Mail senden?
Wie so oft entscheidet das Timing. Zu früh wirkt ein Follow-up schnell aufdringlich, zu spät verliert die Botschaft ihren Sinn.
Hier einige typische Szenarien und die jeweils passende Häufigkeit:
- Nach einem Meeting, einer Interaktion oder einem bestimmten Ereignis innerhalb von 24 bis 48 Stunden ein Follow-up senden, um Aufmerksamkeit und Reaktionsbereitschaft zu zeigen.
- Bei einem ersten kommerziellen Vorschlag empfiehlt es sich, zwei bis drei Tage zu warten, bevor Sie nachfassen, um im Gedächtnis des Empfängers zu bleiben, ohne ihn zu stressen.
- Ohne Antwort auf eine erste E-Mail etwa drei bis fünf Tage warten und dann eine Erinnerung senden.
- Bei einem Kauf oder einer Interaktion etwa eine Woche warten, bevor Sie nach einer Erfahrung oder Bewertung fragen.
Der richtige Zeitpunkt hängt vom Kontext ab. Entscheidend ist, die Dynamik des ersten Austauschs zu nutzen, solange sie noch frisch ist.
8 unverzichtbare Elemente für ein gutes Follow-up-E-Mail
1) Ziel des Follow-ups definieren
Das Ziel des Follow-ups beeinflusst die Struktur der E-Mail, den Ton und den Aufruf zur Handlung. Ein Follow-up kann zum Beispiel eine Antwort auf eine offene Frage einholen. Es kann ebenso dazu dienen, ein Meeting zu vereinbaren, oder schlicht Feedback zu einem Produkt einzusammeln.
Indem Sie dieses Ziel im Voraus festlegen, erstellen Sie eine gezielte, relevante E-Mail, die den Erwartungen des Empfängers entspricht.
2) Eine auffällige Betreffzeile
Eine gute Betreffzeile für ein Follow-up entsteht nicht nebenbei, sie braucht etwas Überlegung. Sie muss die Aufmerksamkeit wecken, ohne aufdringlich oder verzweifelt zu klingen, subtil an den Grund des Kontakts erinnern und gleichzeitig Lust auf das Öffnen der E-Mail machen, zum Beispiel:
„Lassen Sie uns unser Gespräch über [Thema] fortsetzen“, oder „Neuigkeiten zu unserem Projekt“.
3) Eine personalisierte Einführung
Vermeiden Sie zu allgemeine Formeln wie „Ich schreibe Ihnen, um Sie daran zu erinnern…“. Persönlicher wirkt es so:
„Hallo [Vorname], ich hoffe, es geht Ihnen gut seit unserem letzten Gespräch.“
„Hallo [Vorname], ich wollte mich für Ihre Zeit während unseres letzten Meetings bedanken.“
Ein herzlicher und respektvoller Ton hilft, das Eis zu brechen und die Konversation ohne Druck wieder aufzunehmen.
4) Eine Erinnerung an den Kontext
Ihr Gesprächspartner hat wahrscheinlich mehrere E-Mails seit Ihrem letzten Austausch erhalten. Erinnern Sie ihn kurz an das Hauptthema Ihrer ersten Interaktion, um die Dinge wieder in den Kontext zu setzen:
„Während unseres Meetings am [Datum] haben wir über [Thema] gesprochen, und ich wollte sicherstellen, dass Sie die Informationen erhalten haben, die ich Ihnen geschickt habe.“
Eine knappe, klare Erinnerung ordnet die E-Mail wieder ein und frischt nebenbei das Gedächtnis des Empfängers auf.
5) Mehrwert bieten
Ein gutes Follow-up bietet mehr als die reine Bitte um eine Antwort: einen zusätzlichen Nutzen, sei es eine Information, eine nützliche Ressource oder ein Ratschlag:
„Nach unserem Austausch habe ich gedacht, dass dieser Bericht für Sie von Interesse sein könnte.“
„Ich habe Ihnen einen Link zu einer aktuellen Studie über [Thema] hinzugefügt, die unser Gespräch erhellen könnte.“
Dies zeigt, dass Sie sich wirklich um die Bedürfnisse Ihres Gesprächspartners kümmern und bereit sind zu helfen.
6) Klarer Handlungsaufruf
Eine gute Follow-up-Nachricht braucht einen klaren und sichtbaren CTA: die Einladung zu einem Termin, eine Frage, die beantwortet werden soll, oder der Hinweis auf zusätzliche Informationen.
Seien Sie in Ihren Anfragen präzise, lassen Sie aber immer eine Öffnung, damit der Empfänger ablehnen oder eine Alternative vorschlagen kann.
7) Eine positive Schlussbemerkung
Schließen Sie Ihr Follow-up immer mit einer positiven, respektvollen Note ab. Es geht darum zu zeigen, dass Sie offen und verfügbar sind, ohne auf eine Antwort zu drängen:
„Ich stehe Ihnen gerne zur Verfügung, wenn Sie Fragen haben.“
„Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören.“
So bleibt die Konversation offen, während die Initiative beim Gesprächspartner liegt.
Die Kunst des beharrlichen, aber nicht aufdringlichen Follow-ups
Ein gutes Follow-up-E-Mail muss ein Gleichgewicht finden zwischen Beharrlichkeit und Respekt vor der Zeit des anderen.
Zum Schluss noch ein paar Tipps, damit Sie nicht als aufdringlich wahrgenommen werden:
- Wechseln Sie die Formate: Bleibt Ihre erste E-Mail unbeantwortet, kann ein Telefonanruf oder eine Nachricht über LinkedIn eine gute Alternative sein.
- Verzögern Sie die Nachfassungen. Ein Follow-up alle zwei Tage wirkt schnell aufdringlich. Lassen Sie dem Empfänger Zeit zu antworten, in der Regel reicht eine Nachfassaktion pro Woche.
- Überschreiten Sie nicht drei Nachfassaktionen: Nach drei Versuchen ohne Antwort ist es meist besser, weiterzumachen. Zu viel Hartnäckigkeit kann Ihrem beruflichen Image schaden.
Jetzt sind Sie bereit, Follow-ups zu schreiben, die wirklich ankommen!
