Vous avez envoyé un email et vous n’avez toujours pas de réponse ? Il est peut-être temps dans ce cas d’envoyer un email de relance. Tout comme la présentation par email abordée il y a peu, le message de relance est lui aussi très important et ne s’improvise pas. Cela demande du tact et de la précision. Voici donc dans cet article tout ce qu’il faut savoir pour rédiger des emails de relance percutants, tout en maintenant une bonne relation avec le destinataire.
Pour quelle raison envoyer un email de relance ?
Envoyer un email de relance est crucial pour maintenir l’élan dans les communications professionnelles. Il permet d’effectuer un suivi en rappelant au destinataire une discussion antérieure, d’encourager l’action (réponse ou prise de décision), de clarifier des informations et de gérer les attentes.
Si votre message n’a pas été lu ou a été oublié parmi tant d’autres reçus, la relance contribue à replacer votre communication en tête de liste et augmente vos chances de retours.
Cela peut aussi être l’occasion de reformuler votre message pour toucher plus facilement le destinataire.
Enfin, envoyer un email de relance peut être un moyen de maintenir et de renforcer la relation avec votre interlocuteur, en montrant que vous souhaitez vivement collaborer avec lui.
Comment savoir si je dois envoyer un email de relance ?
La réponse à cette question dépend de plusieurs facteurs, à commencer par le contexte initial. Quelle était la nature de votre première communication ? Si l’email initial demandait une réponse ou une action spécifique et que vous n’avez pas eu de retour, une relance est appropriée.
Vient ensuite le délai. Laissez passer un temps raisonnable avant de relancer. La durée peut varier selon le contexte, mais une semaine est souvent considérée comme suffisante pour faire un premier suivi. En revanche, si l’objet de votre email est urgent, un délai plus court peut être justifié. Évaluez l’urgence et l’importance de la réponse ou de l’action requise pour déterminer le bon timing.
Concernant le nombre de relances, on conseille un maximum de deux ou trois fois, en espaçant de quelques jours à une semaine, en fonction de la priorité et de l’importance du sujet. Au-delà, il peut être préférable de chercher d’autres moyens de communication ou de considérer que la personne concernée n’est pas intéressée ou pas disponible.
Bien que cela semble évident, rappelons tout de même que si vous recevez une réponse indiquant que le destinataire a besoin de plus de temps ou vous demande de ne plus envoyer de messages, il est essentiel de respecter sa demande.
Email de relance : cas de figure et exemples
1# La relance après une réunion ou un événement
Après une réunion ou un événement, il est important de remercier le destinataire pour son temps et de rappeler brièvement le contexte de votre échange. Mettez en avant les points clés discutés et proposez des étapes concrètes pour la suite.
Exemple
Objet : Merci pour notre rencontre – Prochaines étapes
Bonjour [Nom],
Merci pour notre échange enrichissant ici. J’ai particulièrement apprécié notre discussion sur [sujet spécifique]. Pour faire avancer notre projet, je propose que nous [action concrète]. Pourriez-vous confirmer votre disponibilité pour un suivi la semaine prochaine ?
Cordialement,
[Votre nom]
2# La relance commerciale
Dans le cadre commercial, l’objectif est de maintenir l’intérêt du prospect. Il est crucial d’être courtois, de personnaliser le message et de rappeler la valeur ajoutée de votre proposition.
Exemple
Objet : Votre avis sur notre proposition – [Nom du produit/service]
Bonjour [Nom],
J’espère que vous allez bien. Je voulais faire suite à notre dernier échange concernant [produit/service] et savoir si vous aviez des questions ou besoin de précisions supplémentaires. Nous sommes convaincus que [produit/service] peut vraiment apporter [avantage spécifique] à [entreprise du prospect]. Seriez-vous disponible pour discuter de la manière dont nous pourrions collaborer ?
Bien à vous,
[Votre nom]
3# La relance pour un paiement ou une action spécifique
Lorsqu’il s’agit de relancer pour un paiement ou une action requise, il est important de rester professionnel, précis et direct, tout en évitant d’être trop pressant.
Exemple
Objet : Suivi de votre paiement pour [facture ou service]
Bonjour [Nom],
J’espère que vous allez bien. Je souhaitais me renseigner sur l’état du paiement de [la facture du montant], qui avait été envoyé le [date]. Pourriez-vous me confirmer la date de règlement prévue ? Cela nous aiderait à planifier nos comptes en conséquence.
Merci pour votre attention à ce sujet.
Cordialement,
[Votre nom]
Conseils pour bien rédiger vos emails de relance
Pour bien rédiger un email de relance, il est important de suivre quelques principes clés qui garantissent que votre message soit professionnel et efficace :
- Soyez clair et concis – Votre email doit être direct et aller droit au but. Évitez les informations superflues et concentrez-vous sur l’objectif principal de votre relance.
- Utilisez un ton adapté – Optez pour un ton qui reflète à la fois le niveau de formalité de la relation et la situation. Restez toujours professionnel, courtois et positif.
- Personnalisez votre message – Adressez-vous directement à la personne en utilisant son nom. Si possible, évoquez des échanges ou des situations antérieures avec l’interlocuteur afin de lui montrer que votre email est réfléchi et qu’il s’adresse précisément à lui.
- Indiquez clairement l’action attendue – Soyez spécifique sur ce que vous attendez en retour de cet email. Si vous souhaitez une réponse, une réunion ou un paiement, précisez-le clairement.
- Proposez une suite – Donnez des options concernant les prochaines étapes, comme proposer une date pour un appel ou une rencontre, afin de faciliter la réponse et l’action de la part du destinataire.
- Limitez le nombre de relances – Ne harcelez pas votre interlocuteur avec trop d’emails. Si vous n’avez pas reçu de réponse après deux ou trois relances, il est peut-être temps de repenser votre approche.
- Faites attention au timing – Choisissez le bon moment pour envoyer votre relance, en tenant compte des horaires de travail et des jours ouvrables pour maximiser vos chances d’obtenir une réponse.
- Relisez avant d’envoyer – Assurez-vous que votre email est exempt de fautes. Un message bien écrit reflète votre professionnalisme et votre attention aux détails.
Rédiger un email de relance demande un certain équilibre ! Il faut être affirmé sans être intrusif, direct sans être brusque, et professionnel tout en restant cordial. En suivant ces conseils et en adaptant votre approche, vos messages seront plus susceptibles d’être bien reçus et d’obtenir la réponse ou l’action souhaitée.
