Les silences après un premier échange peuvent parfois sembler interminables. Pourtant, un simple email de suivi peut raviver une discussion, débloquer une situation, ou même transformer un prospect hésitant en client engagé. Plus qu’une formalité, le follow-up est donc un outil à ne surtout pas négliger. Quand l’envoyer ? Comment le rédiger pour un maximum d’efficacité ? Cet article explore les meilleures pratiques et vous donne quelques exemples pour des emails de suivi engageants.
Comprendre l’importance du follow-up
Si vous pensez à un type de relance agressive, détrompez-vous. L’email de suivi est un message servant à garder le contact, voire à inciter à l’action dans certains cas. Une manière délicate et respectueuse de vous rappeler à cette personne avec qui vous avez déjà échangé. Il peut par exemple s’agir de communiquer suite à une absence de réponse, de remercier après une réunion, de rappeler un rendez-vous, de demander une réponse, de partager une information supplémentaire, etc.
Le follow-up est un excellent moyen de :
- Maintenir l’engagement – Relancer un prospect ou client permet de garder votre entreprise dans son esprit.
- Concrétiser des opportunités – Après une première prise de contact, un suivi bien orchestré peut mener à une vraie conversion.
- Renforcer la relation client ou partenaire – Les messages de suivis témoignent d’une attention particulière et d’un sérieux professionnel.
Quand envoyer un email de suivi ?
Comme toujours, le timing est un facteur clé. Envoyer un email de suivi trop tôt peut paraître pressant, alors que le faire trop tard peut faire perdre tout son sens au message.
Voici quelques cas de figure fréquents et la fréquence qui s’y prête :
- Après une réunion, une interaction ou événement spécifique, envoyez le follow-up dans les 24 à 48 heures afin de montrer que vous êtes attentif et réactif.
- Après une première proposition commerciale, laissez passer deux à trois jours avant de relancer pour rester présent dans l’esprit du destinataire sans le stresser pour autant.
- Sans réponse à un premier email, attendez environ trois à cinq jours, puis envoyer un rappel.
- Suite à un achat ou à une interaction, laissez passer environ une semaine avant de demander un retour d’expérience ou un avis.
Le bon moment dépend du contexte, mais l’essentiel est de ne pas laisser passer trop de temps, sous peine de perdre l’élan initial.
8 indispensables pour un bon email de suivi
1) Définir l’objectif du follow-up
Le but du follow-up influence la structure de l’email, le ton employé, et l’appel à l’action. Par exemple, un email de suivi peut viser à obtenir une réponse à une question spécifique, à programmer une réunion ou à recueillir des retours sur un produit.
En fixant cet objectif dès le départ, vous créez un email ciblé, pertinent et correspondant aux attentes du destinataire.
2) Un objet accrocheur
L’objet d’un follow-up doit être réfléchi. Il doit capter l’attention sans paraître intrusif ou désespéré. Il doit rappeler subtilement la raison du contact tout en donnant envie d’ouvrir l’email, exemple :
« Poursuivons notre discussion sur [sujet] », ou « Des nouvelles de notre projet ».
3) Une introduction personnalisée
Ne commencez jamais un email de suivi par des formules trop générales comme « Je vous écris pour vous rappeler… ». Au contraire, démarrez de manière personnelle :
« Bonjour [Prénom], j’espère que vous allez bien depuis notre dernière discussion. »
« Bonjour [Prénom], je voulais vous remercier pour votre temps lors de notre dernière réunion. »
Un ton cordial et respectueux permet de briser la glace et de réintroduire la conversation sans paraître oppressant.
4) Un rappel du contexte
Votre interlocuteur a sûrement reçu plusieurs emails depuis votre dernier échange. Rappelez-lui brièvement le sujet principal de votre première interaction pour remettre les choses en perspective :
« Lors de notre réunion de [date], nous avons discuté de [sujet], et je voulais m’assurer que vous aviez bien reçu les informations que je vous ai envoyées. »
Un rappel concis mais clair aide à contextualiser l’email, tout en rafraîchissant la mémoire du destinataire.
5) Apporter de la valeur
Un email de suivi n’est pas juste une demande de réponse. Il doit apporter quelque chose de plus, que ce soit une information, une ressource utile ou un conseil :
« Suite à notre échange, j’ai pensé que ce rapport pourrait vous intéresser. »
« Je vous ai ajouté un lien vers une étude récente sur [sujet], qui pourrait éclairer notre discussion. »
Cela montre que vous vous souciez réellement des besoins de votre interlocuteur et que vous êtes là pour l’aider.
6) Un appel à l’action clair
Votre message de follow-up doit comporter un CTA clair et visible. Cela peut être une invitation à prendre rendez-vous, à répondre à une question, ou à consulter une information complémentaire.
Soyez précis dans vos demandes, mais laissez toujours une ouverture pour que le destinataire puisse refuser ou proposer une alternative.
7) Une clôture positive
Terminez toujours sur une note positive et respectueuse. L’idée est de montrer que vous êtes ouvert et disponible, sans toutefois forcer la réponse :
« Je reste à votre disposition si vous avez des questions. »
« Je suis impatient.e d’avoir de vos nouvelles. »
Cette clôture garde la conversation ouverte tout en laissant l’initiative à votre interlocuteur.
L’art du follow-up persévérant mais non intrusif
Un bon email de suivi doit trouver un juste équilibre entre persévérance et respect du temps de l’autre.
Pour finir, nous vous proposons donc quelques conseils pour ne pas tomber dans le côté trop lourd et insistant :
- Alternez les formats – Si votre premier email reste sans réponse, vous pouvez envisager un appel téléphonique ou un message via LinkedIn.
- Espacez les relances – Ne relancez pas tous les deux jours. Laissez le temps à votre destinataire de répondre. Généralement, une relance après une semaine est suffisante.
- Ne dépassez pas trois relances – Au bout de trois tentatives sans réponse, il est préférable de passer à autre chose. Trop d’obstination peut nuire à votre image professionnelle.
Vous êtes maintenant parés pour envoyer les meilleurs follow-up !
