Nos dias de hoje, o emailing é uma ferramenta amplamente utilizada no domínio do marketing, uma força de duas faces que exige um mínimo de conhecimento em termos legais. Porquê? Porque diz respeito diretamente aos dados pessoais dos seus destinatários. Antes de enviar os seus emails, é essencial conhecer as bases da legislação portuguesa sobre o assunto, pois está em jogo a sua responsabilidade legal como organização.
Quem se ocupa da proteção de dados pessoais em Portugal?
Em Portugal, a entidade responsável pela proteção dos dados pessoais é a CNPD (Comissão Nacional de Proteção de Dados). A CNPD é uma entidade administrativa independente que funciona junto da Assembleia da República e tem como missão controlar e fiscalizar o cumprimento das disposições legais em matéria de proteção de dados pessoais.
A CNPD acompanha os profissionais para assegurar que as suas práticas estejam em conformidade com o RGPD (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados) e com a legislação nacional, nomeadamente a Lei n.º 41/2004, alterada pela Lei n.º 46/2012, que regula o tratamento de dados pessoais e a proteção da privacidade no setor das comunicações eletrónicas.
Emailing e legislação portuguesa
Regras gerais
Em cada email enviado, o remetente, ou seja, a empresa, deve obrigatoriamente identificar-se de forma clara e imediata. Deve também sempre permitir ao destinatário recusar um futuro envio, disponibilizando, por exemplo, um link de cancelamento de subscrição ou uma caixa para assinalar no início ou no fim do email. Por fim, o assunto deve estar alinhado com o conteúdo do email.
Regras específicas: o caso B2C (particulares)
De acordo com a Lei n.º 46/2012, o envio de comunicações não solicitadas para fins de marketing direto a pessoas singulares requer o consentimento prévio e expresso do destinatário. Esta regra é obrigatória, exceto se o destinatário já é cliente da empresa e o envio diz respeito a produtos ou serviços semelhantes aos que já adquiriu anteriormente (soft opt-in).
No momento da recolha do endereço de email, deve obrigatoriamente informar a pessoa que o seu endereço será usado para o envio de ofertas comerciais. Deve também permitir-lhe recusar claramente, facilmente e gratuitamente essa utilização.
Em resumo: peça sempre o consentimento do destinatário dos seus emails. Para isso, o mais simples é usar o opt-in ou opt-out, sendo o ideal o double opt-in.
O consentimento nunca deve ser presumido ou implícito, mas indicado de forma clara e precisa, em conformidade com o artigo 13.º da Lei n.º 46/2012.
Regras específicas: o caso B2B (profissionais)
No contexto de um envio de email B2B, o assunto da mensagem deve obrigatoriamente estar relacionado com a atividade profissional do destinatário. Tal como no B2C, o indivíduo deve ser informado no momento da recolha de que o seu endereço será utilizado para prospeção e deve ter a possibilidade de se opor de forma simples.
Atenção, é importante saber que se o email for enviado para um endereço genérico como “geral@suaempresa.pt” ou “info@suaempresa.pt”, a obtenção do consentimento prévio não é necessária, pois esse tipo de endereço é considerado como pertencente a uma pessoa coletiva e não a uma pessoa singular.
Informação importante
- Para a legislação portuguesa e o RGPD, qualquer endereço eletrónico que permita identificar uma pessoa singular é considerado um dado pessoal.
- O uso de caixas pré-assinaladas para obter o consentimento dos utilizadores não é válido ao abrigo do RGPD. O consentimento deve resultar de uma ação afirmativa clara.
- Evite a todo custo as bases de dados compradas ou alugadas. Saiba também que é proibido enviar emails para endereços recolhidos noutros sites, fóruns ou diretórios, pois isso é considerado uma recolha desleal nos termos do RGPD.
- Em caso de não conformidade, a CNPD pode aplicar coimas que, ao abrigo do RGPD, podem atingir 20 milhões de euros ou 4% do volume de negócios anual mundial da empresa, consoante o valor mais elevado. A Lei n.º 58/2019 (lei de execução do RGPD em Portugal) prevê também contraordenações específicas com coimas até 500 000 euros para PME.
Fontes principais: CNPD.pt — Lei n.º 46/2012 — Lei n.º 58/2019
