Welche Webmail-Dienste dominieren den Markt?

Wer die Mailbox kontrolliert, kontrolliert (immer noch) einen Teil der Kundenbeziehung. Im Jahr 2025, während sich die digitalen Kanäle vervielfachen, bleibt die E-Mail eines der effektivsten Werkzeuge im Marketing. Doch damit eine Nachricht ihr Ziel erreicht, muss sie gut dargestellt, gut zugestellt und gut empfangen werden. Anstatt sich auf die Versandplattformen zu beschränken, konzentrieren wir uns heute auf die beliebtesten Webmail-Dienste in diesem Jahr. Los geht’s!

1# Gmail

An der Spitze des weltweiten Rankings, wenig überraschend, bleibt Gmail auch 2025 der weltweit am häufigsten genutzte E-Mail-Service. Dieser Webmail-Dienst überzeugt weiterhin durch seine Schnelligkeit, die Einfachheit seiner Oberfläche und vor allem durch seine perfekte Integration in das Google-Ökosystem: Drive, Kalender, Meet, aber auch Google Ads und Analytics für Fachleute.

Technisch gesehen bietet Gmail eine insgesamt zuverlässige HTML-Darstellung, unterstützt AMP for Email und handhabt Bilder gut. Es setzt jedoch auch strenge Regeln in Bezug auf Zustellbarkeit und Sicherheit durch (SPF, DKIM, DMARC obligatorisch). Für einen Online-Marketing-Experten bedeutet das Nicht-Optimieren seiner Kampagnen für Gmail, dass man einen großen Teil seiner Zielgruppe ignoriert.

Ebenfalls zu beachten: Gmail sortiert Nachrichten automatisch in Tabs (Hauptseite, Werbung usw.), was erfordert, dass man fein am Betreff, Vor-Header und Absenderreputation arbeitet, um die toten Zonen der Inbox zu vermeiden.

2# Outlook / Microsoft 365

Lange Zeit von Gmail übertroffen, holt Outlook auf und erlebt ein regelrechtes Comeback im beruflichen Umfeld. Im Jahr 2025 ist es laut mehreren Marktreporten der am weitesten verbreitete E-Mail-Client in Unternehmen, vor allem dank der Entwicklung von Office 365 (Microsoft 365), welches Kollaboration (Teams), die Cloud (OneDrive) sowie Produktivitätstools integriert hat.

In Bezug auf die E-Mail-Darstellung bleibt Outlook ziemlich launisch. Es verwendet eine auf Microsoft Word basierende Engine, was es wenig kompatibel mit einigen modernen CSS-Elementen oder komplexen Layouts macht. Entwickler müssen daher spezifische, oft mühsame Anpassungen vorsehen, um ein flüssiges Lesen auf Outlook Desktop zu gewährleisten. Dennoch rechtfertigt der Marktanteil im B2B den Aufwand erheblich: Outlook zu ignorieren bedeutet, möglicherweise seine professionellen Leads schlecht anzusprechen.

3# iCloud Mail (Apple Mail)

Das Apple-Universum hat einen enormen Einfluss auf den E-Mail-Verkehr. Laut den Litmus-Daten von Februar 2025 machte Apple Mail in all seinen Versionen (iPhone, Mac, iPad) 50,2% der E-Mail-Öffnungen aus. Der Erfolg dieses E-Mail-Clients beruht sowohl auf der Qualität der Darstellung als auch auf seiner Zugänglichkeit, da er standardmäßig auf allen Apple-Geräten installiert ist.

Seit der Einführung von Mail Privacy Protection (MPP) hat Apple Mail jedoch die traditionellen Indikatoren des E-Mail-Marketings umgekrempelt. Indem es Öffnungen und IP-Adressen verbirgt, macht es Öffnungsraten unzuverlässig, was Fachleute dazu zwingt, ihre Leistungsmetriken zu überdenken. Kampagnen müssen also stärker auf Post-Click-Verhalten als auf einfaches Öffnen ausgerichtet sein, insbesondere in den zunehmend wachsenden Apple-Segmenten.

4# ProtonMail

In einem Umfeld, das stark durch den Datenschutz geprägt ist, erfreut sich ProtonMail wachsender Beliebtheit, vor allem bei Nutzern, die Wert auf ihre Privatsphäre legen. Dieses Jahr avanciert der verschlüsselte Schweizer Dienst insbesondere in sensiblen Sektoren wie Finanzen, Gesundheit oder Recht und in einem Teil des europäischen Publikums zur Referenz-Mail.

ProtonMail funktioniert ohne Werbung, Tracking und Datenerfassung. Es hat jedoch auch seine Einschränkungen: Seine End-to-End-Verschlüsselung erschwert den Empfang komplexer HTML-Marketingnachrichten, und seine SMTP/IMAP-Inkompatibilität in der kostenlosen Version macht API- oder CRM-Verbindungen schwierig. Es handelt sich also um einen Kanal, der für „datenschutzfreundliche“ Kampagnen in Betracht gezogen werden sollte, jedoch eine angepasste technische Einrichtung und eventuell einen spezifischen redaktionellen Ansatz (klare Texte, ohne grafische Abhängigkeiten) erfordert.

Alternative kostenlose Dienste

Obwohl oft in den Hintergrund gerückt, haben kostenlose Dienste wie Yahoo! Mail, GMX oder Mail.com weiterhin eine treue Nutzerbasis. Yahoo! etwa wird in den USA und Japan weiterhin stark genutzt, während GMX in Deutschland beliebt ist.

Sie weisen manchmal heterogenere Infrastrukturen auf, mit weniger ausgeklügelten Spam-Filtern als Gmail oder Outlook, aber auch Beschränkungen hinsichtlich Volumen, Quotas oder Anzeige.

Für globale Kampagnen bleibt es unerlässlich, das Erscheinungsbild und die Zustellbarkeit von E-Mails auf diesen Diensten zu testen, um nicht ein spezifisches Publikum zu übersehen, das von konkurrierenden Akteuren oft wenig angesprochen wird.

Die obige Tabelle bietet einen Überblick über die am häufigsten verwendeten Webmails (Quellen: Wikipedia/Mailchimp) und die am häufigsten von Captainverify überprüften E-Mail-Domains. Ohne Überraschung dominiert Gmail das Ranking, gefolgt von historischen Diensten wie Outlook oder Yahoo Mail. Diese Plattformen ziehen weiterhin eine breite Benutzerbasis an, dank ihrer Zugänglichkeit und Integration mit anderen digitalen Diensten.

Domains wie wanadoo.fr, neuf.fr oder laposte.net sind weiterhin sehr präsent, obwohl sie von ihren Anbietern nicht mehr aktiv gefördert werden. Ihre Beständigkeit zeigt das Festhalten der Nutzer an ihren alten Adressen, die oft mit alten Internetabonnements oder etablierten persönlichen Nutzungen verbunden sind.

Konkrete Empfehlungen für E-Marketer

Um das Beste aus Ihrer E-Mail-Strategie herauszuholen, beginnen Sie damit, Ihre Kampagnen systematisch auf den drei Clients zu testen, die die meisten Öffnungen dominieren: Gmail, Outlook und Apple Mail. Diese Plattformen haben jeweils unterschiedliche technische Anforderungen, was eine Anpassung des Designs und des Inhalts erfordert, um ein kohärentes Erlebnis zu gewährleisten.

Überwachen Sie die Zustellbarkeit genau: die korrekte Konfiguration Ihrer SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge ist keine Option mehr. Ohne diese Einstellungen könnten Ihre Nachrichten abgelehnt oder direkt als Spam eingestuft werden. Für segmentierte Kampagnen denken Sie auch daran, die Versandzeiten an die Art des Clients anzupassen: Apple-Nutzer überprüfen oft morgens ihre E-Mail auf dem Handy, während Outlook-Nutzer dies hauptsächlich auf dem Desktop zu Bürozeiten tun.

Abschließend, antizipieren Sie das Verhaltensänderungen. Konzentrieren Sie Ihre Analysen auf verlässliche KPIs wie Klicks, Konversionen und Abmelderaten. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre Kampagnen besser zu steuern und gleichzeitig die Privatsphäre Ihrer Empfänger zu respektieren.

Zusammengefasst ist das E-Mail-System ein komplexes Ökosystem, in dem jeder E-Mail-Client seine eigenen Regeln und Filter hat. Die Besonderheiten der am häufigsten genutzten Dienste zu beherrschen, bedeutet, die Variablen zu kontrollieren, die bestimmen, ob Ihre Nachricht gesehen, ignoriert oder gelöscht wird.