Les données CRM (« Customer Relationship Management ») représentent un véritable trésor pour les entreprises. Elles leur permettent de prendre les bonnes décisions en s’appuyant sur des informations spécifiques, et de construire des relations solides avec leurs clients. Mais pour cela, il faut des données exactes et à jour.
Pourquoi faut-il nettoyer régulièrement les données CRM, comment procéder, quel impact sur l’entreprise et ses clients ? Nous répondons à ces questions dans cet article.
Qu’entend-on par des données « sales » ?
Les données sales font référence à de mauvaises informations stockées dans un système de gestion de la relation client (CRM). Il peut s’agir d’informations incorrectes ou trompeuses, comme des noms mal orthographiés ou incomplets, des adresses email invalides, des doublons ou des historiques de transactions inexacts.
Ce type de données est à éviter absolument, car elles peuvent non seulement compromettre la qualité des analyses, des rapports et des décisions basées dessus, mais aussi affecter négativement les interactions avec les clients.
Pourquoi nettoyer vos données CRM ?
Garantir l’exactitude des informations
Des données CRM inexactes ou obsolètes peuvent entraîner des erreurs de décision, des campagnes marketing inefficaces et une mauvaise communication avec vos clients. Nettoyer fréquemment vos données vous permet de vous appuyer sur des informations fiables et pertinentes pour prendre vos décisions stratégiques.
Optimiser l’engagement des clients
Avec des données propres, exactes et bien organisées, vous pouvez personnaliser les interactions avec vos clients, donc renforcer leur engagement et augmenter les taux de conversion.
Rester conforme aux réglementations
Avec les réglementations strictes sur la protection des données comme le RGPD, il est crucial d’entretenir vos données CRM afin d’éviter toute sanction. Un nettoyage régulier assure que seules les informations pertinentes et conformes sont conservées dans vos systèmes.
4 étapes clés pour maintenir des données CRM saines
1) Évaluation et audit
L’évaluation et l’audit constituent la première étape pour garder des données CRM saines. Cette phase implique un examen approfondi de l’état actuel des données pour identifier les incohérences, les doublons, les erreurs et les informations obsolètes.
Le processus d’audit permet de cartographier les données disponibles, d’évaluer leur qualité et de comprendre les lacunes ou les problèmes potentiels. Un audit complet des données vous aidera à comprendre l’ampleur de la tâche et à avoir une meilleure idée des bonnes pratiques à mettre en place pour conserver la propreté de vos informations.
Des outils analytiques et des logiciels spécialisés peuvent être utilisés pour réaliser un diagnostic complet, fournissant ainsi une base solide pour les actions de nettoyage et d’amélioration des données.
2) Nettoyage et validation
Le nettoyage et la validation sont les étapes où les données CRM sont corrigées et optimisées.
Le premier (phase de nettoyage) implique de rectifier les erreurs repérées lors de l’audit, de supprimer ou de fusionner les doublons, et de mettre à jour les informations périmées.
La deuxième (phase de validation) consiste à vérifier l’exactitude et la pertinence des données après le nettoyage, en s’assurant qu’elles sont conformes aux standards de qualité et aux exigences opérationnelles. Ce processus peut être facilité par des outils qui automatisent la détection et la correction des erreurs courantes, garantissant ainsi la fiabilité des données dans le CRM.
3) Standardisation des données
La standardisation des données vise à assurer que toutes les informations dans le système CRM suivent un format et une structure cohérents. Cela implique l’établissement de règles et de normes pour la saisie des données, telles que l’utilisation de formats de date uniformes, la cohérence des adresses ou des terminologies, et l’alignement des données numériques (comme les montants des ventes ou les quantités par exemple).
La standardisation facilite l’intégration des données, leur analyse et leur utilisation dans l’entreprise, contribuant ainsi à une meilleure communication ainsi qu’à une meilleure prise de décision.
4) Automatisation du processus
Il s’agit ici d’utiliser des outils (API) et des logiciels pour simplifier et accélérer le nettoyage, la validation ainsi que la standardisation des informations. En automatisant ces processus, vous bénéficiez d’une gestion des données CRM continue et efficace, vous réduisez le risque d’erreurs humaines et vous libérez des ressources qui peuvent alors se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Le double impact positif du nettoyage des données CRM
Le nettoyage des données sales de votre CRM va bien plus loin que la simple amélioration de la qualité des données ; il transforme radicalement l’interaction avec les clients et impacte positivement les performances de l’entreprise. En effet, des données saines et bien gérées permettent de mieux comprendre votre public, donc de personnaliser vos produits/services en fonction de ses besoins. Cela conduit ainsi à de meilleurs résultats et à une fidélisation accrue.
Autre atout, le fait de nettoyer régulièrement vos données CRM est un excellent moyen de réduire les dépenses superflues liées à la gestion des erreurs de données, optimisant ainsi les campagnes et les stratégies de vente.
Le nettoyage des données incohérentes de votre CRM est un élément clé qui permet aux entreprises de rester pertinentes et réactives dans leurs interactions avec les clients. Avec le volume grandissant de données collectées et traitées aujourd’hui, il est compliqué, voire impossible, de n’avoir que des informations exactes. Cependant, en effectuant un entretien régulier, vous mettez toutes les chances de votre côté pour interagir efficacement avec vos clients et assurer la réussite de vos initiatives marketing.
