CRM-Daten („Customer Relationship Management“) stellen einen wahren Schatz für Unternehmen dar. Sie ermöglichen es ihnen, fundierte Entscheidungen auf der Basis spezifischer Informationen zu treffen und starke Beziehungen zu ihren Kunden aufzubauen. Doch dafür sind genaue und aktuelle Daten notwendig.
Warum sollte man CRM-Daten regelmäßig bereinigen, wie geht man dabei vor, welche Auswirkungen hat es auf das Unternehmen und seine Kunden? Auf diese Fragen antworten wir in diesem Artikel.
Was versteht man unter „schmutzigen“ Daten?
Schmutzige Daten beziehen sich auf fehlerhafte Informationen, die in einem Customer-Relationship-Management-System (CRM) gespeichert sind. Dazu können falsche oder irreführende Informationen gehören, wie falsch geschriebene oder unvollständige Namen, ungültige E-Mail-Adressen, Duplikate oder ungenaue Transaktionshistorien.
Solche Daten sollten unbedingt vermieden werden, da sie nicht nur die Qualität von Analysen, Berichten und darauf basierenden Entscheidungen beeinträchtigen können, sondern auch negative Auswirkungen auf die Interaktionen mit den Kunden haben.
Warum sollten Sie Ihre CRM-Daten bereinigen?
Die Genauigkeit der Informationen garantieren
Ungenau oder veraltet CRM-Daten können zu Fehlentscheidungen, ineffektiven Marketingkampagnen und schlechter Kommunikation mit Ihren Kunden führen. Regelmäßiges Bereinigen Ihrer Daten ermöglicht es Ihnen, sich auf verlässliche und relevante Informationen zu stützen, um Ihre strategischen Entscheidungen zu treffen.
Das Engagement der Kunden optimieren
Mit sauberen, genauen und gut organisierten Daten können Sie die Interaktionen mit Ihren Kunden personalisieren, somit ihr Engagement verstärken und die Konversionsraten erhöhen.
Den Vorschriften entsprechen
Mit strengen Datenschutzvorschriften wie der DSGVO ist es entscheidend, Ihre CRM-Daten zu pflegen, um Strafen zu vermeiden. Eine regelmäßige Bereinigung stellt sicher, dass nur relevante und konforme Informationen in Ihren Systemen gespeichert werden.
4 Schlüsselschritte, um gesunde CRM-Daten zu pflegen
1) Bewertung und Audit
Die Bewertung und das Audit sind der erste Schritt, um gesunde CRM-Daten zu gewährleisten. Diese Phase beinhaltet eine gründliche Überprüfung des aktuellen Datenzustands, um Inkonsistenzen, Duplikate, Fehler und veraltete Informationen zu identifizieren.
Der Auditprozess ermöglicht es, die verfügbaren Daten zu kartografieren, ihre Qualität zu bewerten und mögliche Lücken oder Probleme zu verstehen. Ein vollständiges Daten-Audit hilft Ihnen, das Ausmaß der Aufgabe zu verstehen und eine bessere Vorstellung von den besten Praktiken zu bekommen, die eingeführt werden sollten, um Ihre Informationen sauber zu halten.
Analytische Tools und spezialisierte Software können verwendet werden, um eine vollständige Diagnose durchzuführen, und bieten so eine solide Grundlage für Bereinigungs- und Verbesserungsmaßnahmen der Daten.
2) Bereinigung und Validierung
Die Bereinigung und die Validierung sind die Schritte, in denen CRM-Daten korrigiert und optimiert werden.
Die erste Phase (Bereinigungsphase) beinhaltet die Korrektur der während des Audits identifizierten Fehler, das Löschen oder Zusammenführen von Duplikaten und das Aktualisieren veralteter Informationen.
Die zweite Phase (Validierungsphase) besteht darin, die Genauigkeit und Relevanz der Daten nach der Bereinigung zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie den Qualitätsstandards und betrieblichen Anforderungen entsprechen. Dieser Prozess kann durch Tools erleichtert werden, die die Erkennung und Korrektur häufiger Fehler automatisieren und so die Zuverlässigkeit der Daten im CRM gewährleisten.
3) Standardisierung der Daten
Die Standardisierung der Daten zielt darauf ab, sicherzustellen, dass alle Informationen im CRM-System einem kohärenten Format und einer einheitlichen Struktur folgen. Dies beinhaltet die Festlegung von Regeln und Standards für die Dateneingabe, wie die Verwendung einheitlicher Datumsformate, die Konsistenz von Adressen oder Terminologien und die Angleichung numerischer Daten (wie Verkaufsbeträge oder Mengen zum Beispiel).
Die Standardisierung erleichtert die Datenintegration, Analyse und Nutzung im Unternehmen und trägt somit zu besserer Kommunikation und besseren Entscheidungsprozessen bei.
4) Automatisierung des Prozesses
Hierbei geht es darum, Tools (APIs) und Software zu verwenden, um die Bereinigung, Validierung sowie Standardisierung der Informationen zu vereinfachen und zu beschleunigen. Durch die Automatisierung dieser Prozesse profitieren Sie von einer kontinuierlichen und effizienten CRM-Datenverwaltung, reduzieren das Risiko menschlicher Fehler und setzen Ressourcen frei, die sich dann auf wertsteigernde Aufgaben konzentrieren können.
Die doppelte positive Wirkung der Bereinigung von CRM-Daten
Die Bereinigung schmutziger Daten Ihres CRM geht weit über die einfache Verbesserung der Datenqualität hinaus; sie transformiert grundlegend die Interaktion mit Kunden und hat eine positive Auswirkung auf die Leistung des Unternehmens. Tatsächlich ermöglichen gesunde und gut verwaltete Daten ein besseres Verständnis Ihrer Zielgruppe, sodass Sie Ihre Produkte/Dienstleistungen an ihre Bedürfnisse anpassen können. Dies führt zu besseren Ergebnissen und einer erhöhten Kundenbindung.
Ein weiterer Vorteil ist, dass die regelmäßige Bereinigung Ihrer CRM-Daten ein ausgezeichneter Weg ist, unnötige Ausgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung von Datenerhebungsfehlern zu reduzieren, und somit Kampagnen und Verkaufsstrategien zu optimieren.
Die Bereinigung inkonsistenter Daten Ihres CRM ist ein Schlüsselelement, das Unternehmen dabei hilft, in ihren Interaktionen mit Kunden relevant und reaktionsschnell zu bleiben. Mit dem wachsenden Volumen von heute gesammelten und verarbeiteten Daten ist es kompliziert, wenn nicht unmöglich, ausschließlich genaue Informationen zu haben. Durch regelmäßige Wartung jedoch setzen Sie alles daran, effektiv mit Ihren Kunden zu interagieren und den Erfolg Ihrer Marketinginitiativen zu sichern.
