Für einige von Ihnen mag der Begriff „DNS“ sicherlich etwas Vages oder gar Ultratechnisches bedeuten, das man besser den Experten überlässt. Doch dieses berühmte DNS ist ein wenig wie das GPS Ihrer E-Mails. Eine falsche Einstellung und Ihre Nachrichten, selbst die am besten gestalteten, könnten sich auf dem Weg verlieren. In diesem Artikel erklären wir Ihnen die Auswirkungen des DNS auf die Zustellbarkeit und vor allem, wie man es einfach und effektiv konfiguriert.
Was ist die Hauptfunktion des DNS in Bezug auf E-Mails?
Das DNS oder Domain Name System ist ein Werkzeug, das es ermöglicht, einen Internet-Domainnamen in eine IP-Adresse zu übersetzen. Es fungiert wie ein Online-Verzeichnis, das Ihren Domainnamen mit technischen Informationen verknüpft, die für das Versenden von E-Mails notwendig sind.
Zum Beispiel, wenn jemand eine Adresse wie „captainverify.com“ in seinen Browser eingibt oder eine E-Mail von dieser Domain erhält, zeigt das DNS den Servern, wo sie die Website finden können.
Im Kontext des E-Mailings besteht seine Hauptfunktion darin, Ihre Nachrichten zu authentifizieren und den Postfächern anzuzeigen, ob Ihre E-Mails legitim oder verdächtig sind. Mit anderen Worten, es ermöglicht den Nachweis, dass Sie tatsächlich der Absender sind.
Drei Arten von DNS-Einträgen sind hierfür essentiell:
- SPF, das die Server angibt, die berechtigt sind, E-Mails von Ihrer Domain zu senden.
- DKIM, das eine digitale Signatur zu Ihren E-Mails hinzufügt und sicherstellt, dass der Inhalt auf dem Weg nicht verändert wurde.
- DMARC, das SPF und DKIM zentralisiert und den Postfächern Anweisungen (Quarantäne, Ablehnung) im Falle eines Problems gibt. Es enthält auch ein Berichterstattungssystem, um Betrugsversuche zu überwachen.
Wie der DNS die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails direkt beeinflusst
Zunächst einmal beruhigt das DNS die E-Mail-Dienstanbieter. Wenn Sie eine E-Mail senden, überprüfen diese, ob Ihre Domain tatsächlich die SPF- und DKIM-Einträge hat. Diese Überprüfungen sind zu einer Grundvoraussetzung geworden, um eine Nachricht zu akzeptieren. Wenn diese Elemente fehlen oder falsch konfiguriert sind, laufen Ihre E-Mails Gefahr, blockiert oder in den Spam-Ordner verschoben zu werden.
Zudem schützt das DNS Ihre Marke vor Nachahmung. Ohne DMARC kann jeder versuchen, E-Mails zu senden, indem er sich als Sie ausgibt; das nennt man „Spoofing“, und die Folgen können ziemlich schwerwiegend sein. DMARC wirkt daher wie ein Schutzschild, das solche betrügerischen Sendungen verhindert und Ihren Ruf bewahrt.
Schließlich bietet Ihnen das DNS einen guten Überblick über die tatsächliche Nutzung Ihrer Domain für den Versand von E-Mails, sei es von Ihnen oder jemand anderem. DMARC generiert regelmäßige Berichte, die es Ihnen ermöglichen, die Versandquellen (intern oder extern) zu überwachen und Schwachstellen zu beheben.
Gute Praktiken, die man kennen sollte
Damit Ihre E-Mails die besten Chancen haben, ihr Ziel zu erreichen, sind hier die Punkte, die Sie bezüglich DNS überprüfen sollten:
- Verwenden Sie DKIM-Schlüssel mit mindestens 2048 Bit und denken Sie daran, sie alle 6 bis 12 Monate zu erneuern, um das Risiko zu begrenzen, falls ein Schlüssel kompromittiert wird.
- Beschränken Sie die „Include“-Anweisungen. Diese Anweisungen dienen dazu, Plattformen die Erlaubnis zu geben, E-Mails für Sie zu senden, aber ihr übermäßiger Gebrauch erhöht die Komplexität und kann zu Fehlern führen.
- Implementieren Sie DMARC schrittweise ohne alles auf einmal zu blockieren. Beginnen Sie mit p=none, analysieren Sie die Berichte, um die Sicherheit dann schrittweise zu verstärken („quarantine“ oder „reject“). So gehen Sie Schritt für Schritt vor, ohne versehentlich legitime E-Mails zu blockieren.
- Denk an BIMI. Wenn DMARC gut konfiguriert ist, können Sie Ihr Logo im Posteingang anzeigen. Das ist eine gute Möglichkeit, das Vertrauen zu stärken.
Konfiguration des DNS für eine optimale Zustellbarkeit
Man muss kein IT-Spezialist sein, um die Grundlagen einer guten DNS-Konfiguration zu verstehen. Hier ist eine einfache, schrittweise Methode, um zu verhindern, dass Ihre E-Mails im Spam landen oder von den Mailsystemen blockiert werden.
1) Listen Sie die Werkzeuge auf, die Sie zum Senden von E-Mails verwenden
Zuallererst identifizieren Sie alle Dienste, die E-Mails für Sie versenden. Dazu gehören Ihre E-Mail-Plattform, Ihre Website, Ihre CRM-Software (CRM) usw. Indem Sie so handeln, vermeiden Sie es, einen bei der Konfiguration zu vergessen, was einige Sendungen blockieren könnte.
2) Erlauben Sie die richtigen Werkzeuge mit SPF
SPF ermöglicht es, den Mailboxen die Dienste anzugeben, die berechtigt sind, Nachrichten für Sie zu senden. Es genügt, einen kleinen Text in die Parametrierung Ihrer Domain einzufügen.
Ein einfaches Beispiel: v=spf1 include:meinprovider.com -all
Stellen Sie sicher, dass es nur einen einzigen SPF-Eintrag für Ihre Domain gibt und dass alle Ihre Sende-Tools darin enthalten sind.
3) Überprüfen Sie, ob Ihre E-Mails mit DKIM korrekt signiert sind
Hier brauchen Sie nicht zu programmieren, Ihr E-Mail-Dienst gibt Ihnen in der Regel die Anweisungen. Sie müssen nur eine Information (genannt „Schlüssel“) in Ihr DNS-Interface kopieren. Testen Sie dann eine E-Mail mit einem kostenlosen Tool wie Dkimvalidator, um zu überprüfen, ob alles funktioniert.
4) Aktivieren Sie DMARC, um Ihre Domain besser zu schützen
Wie wir Ihnen oben empfehlen, beginnen Sie einfach, ohne E-Mails zu blockieren:
v=DMARC1; p=none; rua=mailto:ihremail@ihrdomain.de
Sie erhalten Berichte, die Ihnen mitteilen, ob Ihre Sendungen korrekt konfiguriert sind oder ob es Betrugsversuche gibt.
Danach können Sie die Sicherheit erhöhen:
„quarantine“: verdächtige E-Mails gehen in den Spam.
„reject“: verdächtige E-Mails werden blockiert.
5) Überprüfen Sie, ob alles funktioniert
Sobald alles eingerichtet ist, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit für einen vollständigen Test mit einem Tool, das die Überprüfung der DNS-Konfiguration ermöglicht, wie DNS Checker, MxToolbox oder IntoDNS.
Diese werden Ihnen anzeigen, ob Ihre Einstellungen korrekt sind oder ob Anpassungen erforderlich sind.
DNS ist ein wesentlicher Bestandteil Ihrer E-Mail-Strategie. Nehmen Sie sich die Zeit, SPF, DKIM, DMARC zu installieren, probieren Sie BIMI aus und richten Sie eine Überwachung ein. Dies stärkt die Zuverlässigkeit Ihrer Sendungen und schützt Ihre Marke.
Noch ein letztes Wort zum Abschluss: Die Technik ist nicht alles. Achten Sie auch auf den Marketingaspekt (Inhalt, Rhythmus, Segmentierung), denn die beiden gehen Hand in Hand für eine einwandfreie Zustellbarkeit.
