Enviou um email e ainda não recebeu resposta? Neste caso, talvez seja altura de enviar um email de seguimento. Tal como a apresentação por email abordada recentemente, a mensagem de seguimento também é muito importante e não deve ser improvisada. Exige tato e precisão. Neste artigo, apresentamos tudo o que precisa saber para redigir emails de seguimento eficazes, mantendo uma boa relação com o destinatário.
Por que motivo enviar um email de seguimento?
Enviar um email de seguimento é crucial para manter o impulso nas comunicações profissionais. Permite fazer um acompanhamento ao relembrar o destinatário de uma discussão anterior, incentivar a ação (resposta ou tomada de decisão), clarificar informações e gerir expectativas.
Se a sua mensagem não foi lida ou foi esquecida entre tantas outras recebidas, o seguimento ajuda a colocar a sua comunicação de volta ao topo da lista, aumentando as suas chances de retorno.
Também pode ser uma oportunidade para reformular a sua mensagem de forma a atrair mais facilmente o destinatário.
Finalmente, enviar um email de seguimento pode ser uma maneira de manter e fortalecer a relação com o seu interlocutor, mostrando que está realmente interessado em colaborar com ele.
Como saber se devo enviar um email de seguimento?
A resposta a esta questão depende de vários fatores, começando pelo contexto inicial. Qual foi a natureza da sua primeira comunicação? Se o email inicial solicitava uma resposta ou uma ação específica e não teve retorno, um seguimento é apropriado.
De seguida vem o prazo. Espere um tempo razoável antes de enviar o seguimento. A duração pode variar segundo o contexto, mas uma semana é frequentemente considerada suficiente para fazer um primeiro acompanhamento. No entanto, se o tema do seu email for urgente, um prazo mais curto pode ser justificado. Avalie a urgência e a importância da resposta ou da ação requerida para determinar o momento oportuno.
No que diz respeito ao número de seguimentos, aconselha-se um máximo de duas a três vezes, com intervalos de alguns dias a uma semana, dependendo da prioridade e da importância do assunto. Para além deste ponto, pode ser preferível procurar outros meios de comunicação ou considerar que a pessoa em questão não está interessada ou disponível.
Embora possa parecer óbvio, recordamos que, se receber uma resposta indicando que o destinatário necessita de mais tempo ou pedindo para não enviar mais mensagens, é essencial respeitar este pedido.
Email de seguimento: situações e exemplos
1# O seguimento após uma reunião ou evento
Após uma reunião ou evento, é importante agradecer ao destinatário pelo tempo despendido e lembrar brevemente o contexto da sua troca. Destaque os pontos-chave discutidos e proponha etapas concretas para o futuro.
Exemplo
Assunto: Obrigado pelo nosso encontro – Próximos passos
Olá [Nome],
Obrigado pela nossa troca enriquecedora. Apreciei particularmente a nossa discussão sobre [tópico específico]. Para avançarmos com o nosso projeto, proponho que [ação concreta]. Poderia confirmar a sua disponibilidade para um seguimento na próxima semana?
Atenciosamente,
[Seu nome]
2# O seguimento comercial
No contexto comercial, o objetivo é manter o interesse do potencial cliente. É crucial ser cortês, personalizar a mensagem e relembrar o valor acrescentado da sua proposta.
Exemplo
Assunto: A sua opinião sobre a nossa proposta – [Nome do produto/serviço]
Olá [Nome],
Espero que esteja bem. Gostaria de dar seguimento à nossa última conversa sobre [produto/serviço] e saber se tem questões ou necessita de esclarecimentos adicionais. Estamos convictos de que [produto/serviço] realmente pode trazer [vantagem específica] a [empresa do potencial cliente]. Estaria disponível para discutir como podemos colaborar?
Com os melhores cumprimentos,
[Seu nome]
3# O seguimento para um pagamento ou uma ação específica
Quando se trata de fazer um seguimento para um pagamento ou uma ação necessária, é importante permanecer profissional, preciso e direto, evitando ser muito insistente.
Exemplo
Assunto: Acompanhamento do seu pagamento para [fatura ou serviço]
Olá [Nome],
Espero que esteja bem. Gostaria de saber como está o pagamento de [a fatura no valor do montante], que foi enviado no [data]. Poderia confirmar a data prevista para o pagamento? Isso nos ajudaria a planear as nossas finanças em conformidade.
Agradeço a sua atenção a este assunto.
Atenciosamente,
[Seu nome]
Dicas para redigir bem os seus emails de seguimento
Para redigir bem um email de seguimento, é importante seguir alguns princípios-chave que garantem que a sua mensagem seja profissional e eficaz:
- Seja claro e conciso – O seu email deve ser direto e ir ao cerne da questão. Evite informações desnecessárias e concentre-se no objetivo principal do seu seguimento.
- Use um tom adequado – Opte por um tom que reflita tanto o nível de formalidade da relação como a situação. Mantenha-se sempre profissional, cortês e positivo.
- Personalize a sua mensagem – Dirija-se diretamente à pessoa usando o nome dela. Se possível, mencione trocas ou situações anteriores com o interlocutor para mostrar que o seu email foi pensado e que é direcionado especificamente para ele.
- Indique claramente a ação esperada – Seja específico sobre o que espera em retorno deste email. Se deseja uma resposta, uma reunião ou um pagamento, indique-o claramente.
- Proponha uma continuidade – Ofereça opções relacionadas com os próximos passos, como propor uma data para uma chamada ou um encontro, de modo a facilitar a resposta e a ação por parte do destinatário.
- Limite o número de seguimentos – Não incomode o seu interlocutor com demasiados emails. Se não obteve resposta após dois ou três seguimentos, pode ser altura de repensar a sua abordagem.
- Preste atenção ao timing – Escolha o momento certo para enviar o seu seguimento, tendo em conta as horas de trabalho e os dias úteis para maximizar as suas chances de obter uma resposta.
- Revise antes de enviar – Certifique-se de que o seu email está isento de erros. Uma mensagem bem redigida reflete o seu profissionalismo e atenção aos detalhes.
Redigir um email de seguimento exige um certo equilíbrio! É necessário ser assertivo sem ser intrusivo, direto sem ser brusco, e profissional mantendo-se cordial. Seguindo estas dicas e adaptando a sua abordagem, as suas mensagens terão mais hipóteses de serem bem recebidas e de obter a resposta ou ação desejada.
