Os silêncios após uma primeira troca podem muitas vezes parecer intermináveis. No entanto, um simples email de acompanhamento pode reavivar uma discussão, desbloquear uma situação ou até mesmo transformar um potencial cliente hesitante em cliente empenhado. Mais do que uma formalidade, o follow-up é, portanto, uma ferramenta a não negligenciar. Quando enviá-lo? Como redigi-lo para a máxima eficácia? Este artigo explora as melhores práticas e dá-lhe alguns exemplos para emails de acompanhamento envolventes.
Compreender a importância do follow-up
Se pensa num tipo de follow-up agressivo, desengane-se. O email de acompanhamento é uma mensagem que serve para manter o contacto, ou até para incitar à ação em alguns casos. Uma maneira delicada e respeitosa de se lembrar daquela pessoa com quem já trocou correspondência. Pode, por exemplo, tratar-se de comunicar após uma ausência de resposta, agradecer após uma reunião, lembrar um compromisso, pedir uma resposta, partilhar informação adicional, etc.
O follow-up é um excelente meio de:
- Manter o envolvimento, relembrar um potencial cliente ou cliente permite manter a sua empresa em mente.
- Concretizar oportunidades, após um primeiro contacto, um seguimento bem organizado pode levar a uma verdadeira conversão.
- Reforçar a relação com o cliente ou parceiro, as mensagens de follow-up testemunham uma atenção especial e um profissionalismo sério.
Quando enviar um email de follow-up?
Como sempre, o timing é um fator chave. Enviar um email de follow-up muito cedo pode parecer insistente, enquanto fazê-lo muito tarde pode fazer perder todo o sentido da mensagem.
Eis alguns casos frequentes e a frequência que lhes convém:
- Após uma reunião, interação ou evento específico, envie o follow-up nas 24 a 48 horas para mostrar que está atento e reativo.
- Após uma primeira proposta comercial, deixe passar dois a três dias antes de retomar o contacto para permanecer presente na mente do destinatário sem o stressar demasiado.
- Sem resposta a um primeiro email, espere cerca de três a cinco dias, depois envie um lembrete.
- Após uma compra ou interação, deixe passar cerca de uma semana antes de pedir um feedback ou uma opinião.
O bom momento depende do contexto, mas o essencial é não deixar passar demasiado tempo, sob pena de perder o ímpeto inicial.
8 pontos indispensáveis para um bom email de follow-up
1) Definir o objetivo do follow-up
O propósito do follow-up influencia a estrutura do email, o tom utilizado e o apelo à ação. Por exemplo, um email de acompanhamento pode ter como objetivo obter uma resposta a uma questão específica, agendar uma reunião ou obter feedback sobre um produto.
Definindo esse objetivo desde o início, cria-se um email direcionado, relevante e correspondente às expectativas do destinatário.
2) Um assunto apelativo
O assunto de um follow-up deve ser bem pensado. Deve captar a atenção sem parecer intrusivo ou desesperado. Deve lembrar subtilmente a razão do contacto, ao mesmo tempo que desperta o interesse em abrir o email, por exemplo:
« Continuemos a nossa discussão sobre [assunto] », ou « Novidades sobre o nosso projeto ».
3) Uma introdução personalizada
Nunca comece um email de acompanhamento com fórmulas demasiado gerais como « Escrevo-lhe para lembrar… ». Pelo contrário, comece de forma pessoal:
« Olá [Nome], espero que esteja bem desde a nossa última conversa. »
« Olá [Nome], queria agradecer-lhe pelo seu tempo na nossa última reunião. »
Um tom cordial e respeitoso permite quebrar o gelo e reintroduzir a conversa sem parecer opressivo.
4) Uma recordação do contexto
O seu interlocutor provavelmente recebeu vários emails desde a sua última troca. Lembre-lhe brevemente o assunto principal da sua primeira interação para colocar as coisas em perspetiva:
« Na nossa reunião de [data], discutimos [assunto] e queria assegurar-me de que recebeu bem as informações que lhe enviei. »
Uma breve, mas clara, recordação ajuda a contextualizar o email, enquanto refresca a memória do destinatário.
5) Oferecer valor
Um email de acompanhamento não é apenas um pedido de resposta. Deve adicionar algo mais, seja uma informação, um recurso útil ou um conselho:
« Após a nossa troca, pensei que este relatório poderia interessar-lhe. »
« Adicionei-lhe um link para um estudo recente sobre [assunto], que pode esclarecer a nossa discussão. »
Isto mostra que realmente se preocupa com as necessidades do seu interlocutor e que está lá para ajudar.
6) Um apelo à ação claro
A sua mensagem de follow-up deve incluir um CTA claro e visível. Pode ser um convite para agendar um compromisso, responder a uma pergunta ou consultar uma informação complementar.
Seja preciso nos seus pedidos, mas deixe sempre uma abertura para que o destinatário possa recusar ou propor uma alternativa.
7) Uma conclusão positiva
Termine sempre com uma nota positiva e respeitosa. A ideia é mostrar que está disponível e aberto, sem contudo forçar uma resposta:
« Estou à disposição se tiver alguma dúvida. »
« Estou ansioso por ouvir notícias suas. »
Esta conclusão mantém a conversa em aberto, ao mesmo tempo que deixa a iniciativa ao seu interlocutor.
A arte do follow-up perseverante, mas não intrusivo
Um bom email de acompanhamento deve encontrar um equilíbrio entre perseverança e respeito pelo tempo do outro.
Por fim, deixamos-lhe alguns conselhos para não cair no lado demasiado pesado e insistente:
- Alterne os formatos, se o seu primeiro email não tiver resposta, pode considerar um telefonema ou uma mensagem via LinkedIn.
- Espaçamento entre follow-ups, não faça sequelas todos os dois dias. Deixe tempo ao destinatário para responder. Geralmente, um follow-up após uma semana é suficiente.
- Não ultrapasse três follow-ups, após três tentativas sem resposta, é preferível passar para outra questão. Demasiada insistência pode prejudicar a sua imagem profissional.
Está agora preparado para enviar os melhores follow-ups!
