Seit dem 1. Februar 2024 können die Mails eines Absenders, der mehr als 5.000 Nachrichten pro Tag an Gmail verschickt, ohne SPF, DKIM und DMARC im Spam landen oder mit dem Fehler 5.7.26 abgelehnt werden (Google-Dokumentation). Im Versandtool steht überall „OK“. Die Kampagne landet trotzdem im Spam-Ordner.
Die Zustellbarkeit beschreibt den Anteil der von einem Server akzeptierten Mails, der tatsächlich im Posteingang ankommt und nicht im Spam-Ordner. Sie hängt von der Authentifizierung der Domain und von der Reputation des Absenders ab. Dieses Glossar nennt zu jedem Begriff eine kurze Definition, danach den Wert, den Sie im Blick behalten sollten, falls es einen gibt, und die Stelle, an der Sie ihn ablesen.
Zustellung und Zustellbarkeit: zwei getrennte Messgrößen
Die Zustellung (Delivery) bedeutet, dass der Server des Empfängers die Nachricht akzeptiert. Ihre Kennzahl ist die Zustellrate: gesendete Mails minus Bounces, geteilt durch gesendete Mails. Erst danach spielt die Zustellbarkeit eine Rolle, nämlich wenn der Anbieter die Nachricht ins Hauptpostfach oder in den Spam-Ordner sortiert. Eine gute Zustellrate verträgt sich durchaus mit einer Platzierung im Spam.
Die Zustellrate lesen Sie im Versandtool ab. Die Platzierung zeigen für Gmail die Postmaster Tools (postmaster.google.com) oder ein Zustellbarkeitstest.
Die Akteure im Versand: ESP, ISP, IP-Adresse und Domain
Ein ESP (Email Service Provider) ist die Plattform, die Ihre Kampagnen verschickt, zum Beispiel Brevo, Mailchimp, SendGrid oder Klaviyo. Auf der Empfängerseite entscheidet der Mailanbieter (Gmail, Outlook.com, Yahoo Mail) über das Schicksal der Nachricht. Der ISP (Internet Service Provider) ist der Betreiber, der den Netzzugang bereitstellt, etwa die Telekom, Vodafone oder 1&1.
Die IP-Adresse gehört zum Server, der die Nachricht sendet. Eine dedizierte IP nutzt nur ein einziger Absender: Ihre Reputation hängt allein von seinen Sendungen ab, sie muss aber aufgewärmt werden. Eine geteilte IP teilen sich die Kunden des ESP: Die Aktivität jedes Absenders wirkt sich auf die Reputation aller aus, und eine schlechte geteilte Reputation kann den Fehler 550 5.7.1 auslösen. Die Sender-Hub-Seite von Yahoo empfiehlt, Marketing-Mails nicht über die IPs zu verschicken, die auch Transaktions-Mails senden. Google und Yahoo verlangen außerdem einen gültigen Reverse-DNS-Eintrag (PTR) für die sendenden IPs.
Die Domain ist der Name der Website (captainverify.com), die Subdomain hängt von ihr ab (blog.captainverify.com). Wer eine Subdomain nur für den Marketing-Versand reserviert, kann sie in den Postmaster Tools getrennt beobachten, denn dort wird jede Subdomain einzeln hinzugefügt.
Absenderreputation: wo Sie sie ablesen
Die Absenderreputation ist der Vertrauensvorschuss, den ein Anbieter Ihrer IP und Ihrer Domain einräumt. Jeder Anbieter berechnet sie mit eigenen Daten. Gmail, Yahoo und Outlook.com veröffentlichen jeweils ein eigenes Tool.
| Tool | Betroffenes Postfach | Was es misst | Richtwert |
|---|---|---|---|
| Google Postmaster Tools | Gmail privat (@gmail.com, @googlemail.com) | Spamrate, Reputation, Authentifizierung, Zustellfehler | Spamrate unter 0,10 % und nie 0,30 % oder mehr |
| Complaint Feedback Loop | Yahoo | Kopien der Beschwerden von Abonnenten | Beschwerderate unter 0,3 % |
| SNDS (Smart Network Data Services) | Outlook.com | Daten pro IP-Adresse | in der Microsoft-Oberfläche abzulesen |
| Sender Score | unabhängig vom Postfach | Note von 0 bis 100 pro IP oder Domain | übliche Richtwerte: 90 und 80 |
Der von Validity herausgegebene Sender Score reicht von 0 bis 100 und dient als externer Anhaltspunkt. Die Schwellen von 80 und 90 von 100 entsprechen der Praxis der Branche und keiner offiziellen Skala. Für Gmail ist die Spamrate in den Postmaster Tools die veröffentlichte Referenz.
Authentifizierung: SPF, DKIM, DMARC, Alignment und BIMI
Diese Protokolle werden als DNS-Einträge vom Typ TXT beim Hoster der Domain veröffentlicht. Ihr Ergebnis steht im Header Authentication-Results jeder empfangenen Nachricht. In Gmail zeigt das Dreipunktmenü der Nachricht und dann „Original anzeigen“ die Zeilen spf=pass, dkim=pass und dmarc=pass.
SPF
Das SPF (Sender Policy Framework) listet in einem TXT-Eintrag die Server auf, die für Ihre Domain senden dürfen, mit höchstens 10 DNS-Abfragen pro Prüfung (RFC 7208, April 2014). Ein typischer Eintrag für Google Workspace lautet v=spf1 include:_spf.google.com ~all. Der Eintrag muss alle Absender enthalten: Nachrichten der fehlenden werden eher als Spam eingestuft.
DKIM
Das DKIM (DomainKeys Identified Mail) fügt dem Header eine kryptografische Signatur hinzu. Der Empfänger prüft sie mit dem öffentlichen Schlüssel, der im DNS steht. Für Mails an private Gmail-Konten verlangt Google einen DKIM-Schlüssel von mindestens 1.024 Bit und empfiehlt 2.048 Bit, wenn der Domainanbieter das erlaubt.
DMARC
Das DMARC legt fest, was der empfangende Server mit einer Nachricht tun soll, die die SPF- oder DKIM-Prüfung nicht besteht: p=none (beobachten), p=quarantine (Spam) oder p=reject (ablehnen). Die Mindestanforderung ist hier bei Google, Yahoo und Microsoft gleich: Eine Richtlinie mit p=none wird akzeptiert. Der Eintrag wird unter _dmarc.ihredomain.de veröffentlicht, zum Beispiel v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@ihredomain.de. Die Option rua sendet aggregierte Berichte. Yahoo und Google empfehlen, sie zu aktivieren, um zu sehen, wer in Ihrem Namen sendet.
Alignment
Das Alignment verbindet die Authentifizierung mit der sichtbaren Absenderadresse: Die Domain im From-Feld muss mit der von SPF validierten Domain (Return-Path) oder mit der Domain übereinstimmen, die das DKIM signiert (d=). Ein lockeres Alignment („relaxed“) wird von Yahoo akzeptiert. Ein grünes SPF auf der Domain des ESP genügt nicht, wenn das From-Feld eine andere Domain zeigt und auch das DKIM nicht aligned ist: Dann schlägt DMARC fehl, eine klassische Falle, wenn die einzelnen Tests „pass“ anzeigen.
BIMI
Das BIMI (Brand Indicators for Message Identification) zeigt in kompatiblen Postfächern das Logo der Marke neben der Nachricht an.
Anforderungen von Gmail, Yahoo und Microsoft an den Massenversand
Die Schwelle von 5.000 Mails pro Tag nennen Gmail und Outlook.com; Yahoo legt keinen Zahlenwert fest. Die Tabelle vergleicht die Anforderungen der drei Anbieter.
| Kriterium | Gmail | Yahoo | Outlook.com |
|---|---|---|---|
| Geltung ab | 1. Februar 2024 | Februar 2024, schrittweise Einführung | 5. Mai 2025 |
| Betroffenes Volumen | alle Absender (SPF oder DKIM); volle Regeln ab 5.000 Mails pro Tag | kein Zahlenwert festgelegt | mehr als 5.000 Mails pro Tag |
| Authentifizierung | SPF, DKIM und DMARC ab 5.000 pro Tag | SPF und DKIM | SPF und DKIM müssen bestehen |
| DMARC | veröffentlicht, „none“ akzeptiert, Alignment über SPF oder DKIM | mindestens p=none, muss bestehen | mindestens p=none, aligned über SPF oder DKIM |
| Abmeldung | ein Klick ab 5.000 pro Tag | List-Unsubscribe-Header mit einem Klick, Anfrage innerhalb von 2 Tagen bearbeitet | funktionierender Link empfohlen |
Die Einzelheiten stehen in den Richtlinien von Google für Absender, auf der Sender-Hub-Seite von Yahoo und im Microsoft-Beitrag vom 2. April 2025, aktualisiert am 30. April. Als Sanktion nennt Google den Fehler 5.7.26 für eine nicht authentifizierte Nachricht. Microsoft kündigt an, dass nicht konforme Nachrichten zunächst im Junk-Ordner landen und danach mit dem Code 550 5.7.515 abgelehnt werden; für die Ablehnung nennt der Beitrag kein Datum.
Abmeldung mit einem Klick
Die Abmeldung mit einem Klick beruht auf zwei Headern: List-Unsubscribe mit einer HTTPS-Adresse und List-Unsubscribe-Post mit dem Wert List-Unsubscribe=One-Click, beschrieben in RFC 8058 vom Januar 2017. Der Anbieter schickt dann eine POST-Anfrage an diese Adresse. Google und Yahoo verlangen zusätzlich einen sichtbaren Abmeldelink im Text der Mail. Bei Yahoo muss die Anfrage innerhalb von 2 Tagen bearbeitet werden, den List-Unsubscribe-Header eingeschlossen.
Warm-up: Volumen steigern, ohne die IP zu beschädigen
Das Warm-up (Aufwärmen) steigert das Sendevolumen einer neuen IP oder einer neuen Domain schrittweise, damit die Anbieter anhand gut aufgenommener Nachrichten eine Historie aufbauen. Google rät, mit kleinem Volumen zu beginnen und während der Steigerung die Antworten des Servers, die Spamrate und die Reputation der sendenden Domain zu beobachten. Die Postmaster Tools zeigen nichts an, solange die sendende Domain nicht hinzugefügt und per TXT- oder CNAME-Eintrag im DNS bestätigt ist. Treten bei kleinem Volumen weiter Bounces auf, rät Google, die Nachrichten einzeln zu untersuchen. Eine allgemeingültige Stufenfolge gibt es nicht: Je größer das Volumen, desto langsamer sollte die Steigerung verlaufen.
Ergebnisse verfolgen und Listen pflegen
Bounces und Bounce-Rate
Ein Bounce ist eine Nachricht, die ihr Ziel nicht erreicht. Der Hard Bounce (SMTP-Code 5xx) ist eine dauerhafte Ablehnung: nicht existierende Adresse (550 5.1.1, RFC 3463, Januar 2003) oder unbekannte Domain. Der Soft Bounce (Code 4xx) ist ein vorübergehender Fehler wie ein volles Postfach (452 4.2.2) oder ein nicht erreichbarer Server, den der Router in der Regel frühestens nach 30 Minuten erneut versucht und nach 4 bis 5 Tagen aufgibt (RFC 5321, Oktober 2008). Die Bounce-Rate ergibt sich aus den Bounces geteilt durch die gesendeten Mails. Unsere Regel zum Entfernen: Löschen Sie die Adresse beim ersten Hard Bounce und beim dritten aufeinanderfolgenden Soft Bounce, bei drei Sendungen, die sich über mindestens 14 Tage verteilen (eine redaktionelle Entscheidung, keine Norm legt sie fest). Jeder ESP setzt seine eigene Sperrschwelle: Die Konsole von Amazon SES zeigt zum Beispiel die Hard-Bounce-Rate und die Beschwerderate an und setzt das Konto auf den Status „Under review“, sobald eine davon das Maximum überschreitet.
Spam-Beschwerde
Eine Spam-Beschwerde entsteht, wenn ein Empfänger auf „Als Spam melden“ klickt. Bei Gmail sollten Sie unter 0,10 % bleiben und die Rate nie auf 0,30 % steigen lassen. Auch Yahoo setzt seine Obergrenze bei 0,3 % Spamrate.
Spamfalle
Die Spamfalle ist eine Adresse, die keinem echten Abonnenten gehört und die Anbieter oder Anti-Spam-Organisationen nutzen, um schlecht gepflegte Listen zu erkennen. In den Statistiken eines Versandtools taucht sie nicht als solche auf: Man erkennt sie an ihren Auswirkungen auf die Reputation.
Blacklist und Whitelist
Die Blacklist verzeichnet IPs und Domains, die als Spamquellen gelten. Die Whitelist (Weiße Liste) ist das Gegenstück: Der Empfänger hat Sie zu seinen vertrauenswürdigen Kontakten hinzugefügt.
Listenpflege und Prüfung von Adressen
Die Listenpflege umfasst alles, was einen Adressbestand sauber hält: Hard Bounces entfernen, neue Adressen prüfen, inaktive Kontakte aussortieren. Die Adresse jedes Empfängers sollte vor dem Abonnieren bestätigt werden. Yahoo verlangt, ungültige Empfänger rasch zu entfernen. Ein Tool zur Adressprüfung wie CaptainVerify kontrolliert die Gültigkeit der Adressen vor dem Versand; es prüft in der Regel die Syntax, die Domain und dann das Postfach selbst. Der Nutzen liegt bei der Reputation: Wer erst nach dem Versand filtert, hat den Hard Bounce schon bezahlt. Die Prüfung sagt nichts über Einwilligung oder Engagement aus und schließt nicht alle Spamfallen aus.
Zustellbarkeitstest
Ein Zustellbarkeitstest schickt dieselbe Nachricht an Kontrolladressen (Seed List) bei mehreren Anbietern und liest dann die Platzierung ab: Hauptpostfach oder Spam. Tools wie GlockApps oder Mail-Tester prüfen zusätzlich die Authentifizierung. Das Ergebnis bleibt eine Schätzung auf wenigen Postfächern, während die Postmaster Tools den realen Verkehr zu Gmail abbilden. Die häufigsten Zustellbarkeitsfehler, die ein Test aufdeckt, sind in einem eigenen Artikel beschrieben.
Engagement, Einwilligung und DSGVO
Das Double Opt-in verlangt vom neuen Abonnenten, seine Adresse per Klick in einer Bestätigungsmail zu bestätigen, während das einfache Opt-in bei der Anmeldung endet. Yahoo empfiehlt es: Die Liste enthält so weniger falsche Adressen und Bots. Die Feedback-Schleife (Feedback Loop) meldet Beschwerden an den Absender zurück, damit er die betroffenen Abonnenten entfernt. TINS („This Is Not Spam“) ist die Geste des Empfängers, der eine Nachricht aus dem Spam-Ordner holt.
Die DSGVO setzt den rechtlichen Rahmen. In Frankreich verlangt die CNIL für Werbung per E-Mail im Regelfall eine vorherige und eindeutige Einwilligung, zum Beispiel über ein eigenes, nicht vorangekreuztes Kästchen. Die Annahme der Allgemeinen Geschäftsbedingungen genügt nicht. Eine Ausnahme gilt für einen Kunden, dem man ähnliche Produkte oder Dienstleistungen wie die gekauften anbietet; ein bloßes Konto ohne Kauf fällt nicht darunter (CNIL-Seite vom 10. Juni 2026). Die nationalen Regeln unterscheiden sich von Land zu Land.
Lassen Sie vor der nächsten Kampagne eine Stichprobe Ihrer Liste prüfen: Die dabei ermittelte Hard-Bounce-Rate zeigt, ob der Rest des Bestands dieselbe Behandlung verdient. Öffnen Sie außerdem die Header Ihrer zuletzt empfangenen Mail und suchen Sie die drei Ergebnisse mit pass für die Domain im From-Feld. Dieses Glossar liefert das Vokabular. Der komplette Leitfaden zur E-Mail-Zustellbarkeit behandelt jeden Hebel im Einzelnen.
