Wenn eine E-Mail-Kampagne nicht die erwarteten Ergebnisse liefert, können SMTP-Fehlercodes oft hilfreiche Antworten liefern. Tatsächlich enthalten diese Codes, die beim Senden oder Zustellen von E-Mails generiert werden, wichtige Informationen über die Ursache eines Problems. Zu wissen, wie man sie entziffert, kann es Ihnen ermöglichen, eine fehlerhafte Kampagne in eine Verbesserungschance zu verwandeln. Um Ihnen bei dieser Entschlüsselung zu helfen, erklären wir, was hinter den SMTP-Fehlercodes steckt: wie man sie interpretiert, darauf reagiert und die notwendigen Maßnahmen ergreift, um die Zustellbarkeit Ihrer Sendungen zu optimieren.
SMTP-Fehlercode: Was bedeutet das?
Ein SMTP-Fehlercode ist eine Antwort, die der E-Mail-Server des Empfängers an Ihren sendenden Server sendet. Allgemein spricht man von SMTP-Antwortcodes. Diese zeigen an, ob die E-Mail erfolgreich zugestellt wurde oder ob ein Fehler aufgetreten ist. Im letzteren Fall handelt es sich also um einen SMTP-Fehlercode.
Struktur eines SMTP-Fehlercodes
Die erste Ziffer gibt die allgemeine Natur des Status an (vorübergehender oder dauerhafter Fehler).
Die zweite Ziffer spezifiziert die Kategorie des Fehlers (zum Beispiel ein Fehler im Zusammenhang mit dem Nachrichtensystem oder der Adresse).
Die dritte Ziffer liefert zusätzliche Details über die genaue Ursache des Fehlers.
Kategorien von SMTP-Fehlercodes
1) Die Codes 4xx: Vorübergehende Fehler
Sie weisen auf vorübergehende Probleme hin, die durch erneute Versuche automatisch behoben werden können.
421 Service not available – Der Server ist vorübergehend nicht verfügbar, häufig aufgrund einer Überlastung oder Wartung. In diesem Fall wird das Versandssystem normalerweise versuchen, die E-Mail später erneut zu senden.
450 Requested action not taken – Die E-Mail-Adresse des Empfängers ist vorübergehend nicht zugänglich. Dies kann auf ein volles Postfach oder ein vorübergehendes Serverproblem zurückzuführen sein.
451 Action aborted – Ein interner Serverfehler verhindert die Zustellung. Dieser Code kann auch erscheinen, wenn der Inhalt der E-Mail verdächtigt wird, problematische Elemente zu enthalten, oder wenn der Server vorübergehend überlastet ist.
2) Die Codes 5xx: Dauerhafte Fehler
Sie weisen auf endgültige Probleme hin, die die Zustellung der Nachricht verhindern.
530 Authentication required : Dieser Code spiegelt einen Authentifizierungsfehler wider. Der Absender muss seine SMTP-Einstellungen überprüfen und sicherstellen, dass die Authentifizierung aktiviert ist.
550 Requested action not taken – Die E-Mail wird abgelehnt, weil die Adresse nicht existiert oder ungültig ist. Dies kann auch auf DNS-Konfigurationsprobleme oder eine schwarze Liste zurückzuführen sein.
551 User not local: Der Server gibt an, dass der Benutzer nicht lokal gehostet wird und keine Weiterleitung eingerichtet wurde. Dies kann erfordern, dass Sie sich mit dem Empfänger in Verbindung setzen, um das Problem zu lösen.
552 Requested mail action aborted: exceeded storage allocation : Dieser Code bedeutet, dass das Postfach des Empfängers voll ist und keine Nachrichten mehr empfangen kann. Überprüfen Sie die Gültigkeit der Adressen und planen Sie einen erneuten Versuch zu einem späteren Zeitpunkt.
553 Requested action not taken: mailbox name not allowed : Der Server lehnt die E-Mail-Adresse aufgrund einer falschen Syntax oder eines ungültigen Formats ab. Dies kann auch bedeuten, dass die Adresse auf einer schwarzen Liste steht.
554 Transaction failed : Die E-Mail wurde durch eine strenge Filterrichtlinie abgelehnt, die oft mit einem Spamsverdacht zusammenhängt. Dieser Code kann auch anzeigen, dass Ihre Domain oder IP auf einer schwarzen Liste steht.
Wie man mit SMTP-Fehlercodes umgeht und sie löst
Eine saubere Mailingliste pflegen
- Entfernen Sie ungültige Adressen und aktualisieren Sie Ihre Listen in Echtzeit. Verwenden Sie Validierungstools, um inaktive oder falsche Adressen vor dem Versand zu erkennen.
- Segmentieren Sie Ihre Kontakte nach präzisen Kriterien (Interesse, Engagementhistorie, Standort), um Ihre Kampagnen gezielter zu adressieren und unnötige Massenversendungen zu vermeiden.
- Implementieren Sie einen Double-Opt-In-Prozess, um sicherzustellen, dass die zu Ihrer Liste hinzugefügten Adressen gültig und einwilligend sind, was das Risiko von Bounces reduziert.
- Identifizieren Sie Kontakte, die seit einiger Zeit nicht mehr mit Ihren E-Mails interagiert haben, und erwägen Sie, sie zu entfernen oder ihnen eine Reaktivierungskampagne zu senden.
Überwachung der IP- und Domain-Reputation
- Verwenden Sie Überwachungstools, um den Status Ihrer Domain und Ihrer IP-Adressen zu verfolgen. Diese liefern detaillierte Berichte über Ihren Absenderreputation sowie Warnungen im Falle eines Problems.
- Authentifizieren Sie Ihre E-Mails mit Protokollen wie SPF, DKIM und DMARC, um die Glaubwürdigkeit Ihrer Nachrichten zu stärken und das Risiko von Ablehnungen zu reduzieren.
- Überprüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Domain oder Ihre IP-Adressen auf schwarzen Listen stehen. Ergreifen Sie schnell Maßnahmen, um das Problem zu beheben, wenn es auftritt.
Testen und Optimieren Ihrer Kampagnen
- Analysieren Sie Ihre Kampagnen, um alle Elemente zu entfernen, die Spam-Filter auslösen könnten, wie riskante Schlüsselwörter, übermäßige Sonderzeichen oder schlecht integrierte Bilder.
- Testen Sie verschiedene Versionen Ihrer E-Mails (Betreff, Inhalt, Design), um die Elemente zu identifizieren, die das meiste Engagement erzeugen, und Ihre Öffnungsrate zu maximieren.
- Gehen Sie über das bloße Hinzufügen von Namen im Betreff hinaus; personalisieren Sie auch den Inhalt basierend auf den Vorlieben oder der Historie Ihrer Empfänger.
Obwohl es zunächst unangenehm ist, sie zu erhalten, denken Sie daran, dass SMTP-Fehlercodes in Wirklichkeit wertvolle Verbündete sind, die Sie im Falle von Problemen mit einer E-Mail-Kampagne warnen. Daher ist es wichtig, sie richtig zu interpretieren und zu verwalten.
