Abbiamo tutti ricevuto, prima o poi, nella nostra casella di posta un messaggio che indicava che l’email appena inviata in realtà non era stata spedita. Beh, si tratta di un’email di rimbalzo. Poco apprezzato nella vita di tutti i giorni, lo è ancora meno nel campo del marketing online dove la consegna è cruciale!
In questo articolo, esploriamo le ragioni per cui le email rimbalzano, nonché le soluzioni per evitare questo fenomeno e massimizzare l’efficacia delle vostre campagne.
Promemoria sulle email di rimbalzo
Un’email di rimbalzo (« Non-Delivery Report » o « NDR » in inglese) è una notifica automatica generata dal server di posta del destinatario per informare il mittente che l’email che ha tentato di inviare non è stata consegnata. Questa notifica fornisce generalmente informazioni sulla causa del problema.
Esistono due principali tipi di rimbalzo:
- Il rimbalzo duro o « hard bounce »; si tratta di un indirizzo email che non funziona, quindi di un problema permanente.
- Il rimbalzo morbido o « soft bounce »; si tratta di un problema che temporaneamente impedisce all’indirizzo del destinatario di ricevere la tua email.
Come mittente, comprendere il messaggio di rimbalzo è essenziale, poiché ti consente di adattare le tue pratiche di invio, gestire meglio le tue liste e migliorare la consegna delle tue email.
Perché le email rimbalzano?
Ecco le ragioni dei rimbalzi più frequenti:
La casella di posta del destinatario è piena
452 4.2.2 Mailbox Full
Quando una casella di posta raggiunge la sua capacità massima, le nuove email vengono respinte. Questo può essere dovuto a una gestione inappropriata dei messaggi da parte del destinatario.
L’indirizzo email è inesistente o errato
550 5.1.1 User Unknown
Questo errore si verifica quando l’indirizzo email del destinatario è errato, inesistente o è stato cancellato.
Attenzione, accade anche spesso che l’indirizzo inserito durante la compilazione sia errato.
Il server di posta è temporaneamente inaccessibile
421 4.4.1 Connection Timed Out
Gli errori di questo tipo indicano che il server di posta del destinatario è temporaneamente indisponibile. Questo può essere dovuto a problemi tecnici o a manutenzione del server.
Il messaggio è troppo voluminoso
552 5.3.4 Message size exceeds limit
Se la dimensione dell’email supera il limite consentito dal server di posta del destinatario, questo può generare un rimbalzo.
L’indirizzo email del mittente è bloccato
554 5.7.1 Relay access denied
Alcuni server di posta hanno filtri antispam rigidi che rifiutano automaticamente le email provenienti da mittenti sconosciuti o sospettati di spam.
Rifiuto come spam
554 5.7.1 Message blocked due to spam content in the message
I filtri antispam possono contrassegnare un’email come spam, causando un rifiuto. Questo può essere dovuto a contenuti inappropriati, a link sospetti o a una reputazione del mittente scarsa.
C’è un problema di DNS
5.4.6 DNS Lookup Failed
Gli errori di risoluzione DNS indicano problemi tecnici relativi alla risoluzione del nome di dominio del destinatario.
C’è un problema di MX
5.4.4 unable to route: no mail hosts for domain
L’email non è stata inviata poiché il sistema non trova il server di posta dell’indirizzo del destinatario.
I problemi legati alla lista nera
554 5.7.1 Service unavailable
Se l’indirizzo IP del mittente è elencato su una lista nera a causa di attività sospette o di spam presunto, le email possono essere respinte.
Ci sono problemi tecnici a livello del server
Problemi temporanei o permanenti sul server di posta del destinatario possono provocare rimbalzi.
7 soluzioni semplici per evitare il rimbalzo delle email
1# Validare gli indirizzi email
Utilizza strumenti di validazione delle email come Captain Verify per assicurarti che gli indirizzi registrati siano validi e ben formattati.
A proposito, non dimenticare che è fortemente sconsigliato acquistare o noleggiare liste di contatti poiché queste sono utilizzate da più aziende, e soprattutto piene di cattivi indirizzi, quindi presentano un grande rischio in termini di rimbalzi.
2# Gestire rigorosamente le liste
Una buona gestione delle tue liste di distribuzione passa per una manutenzione rigorosa. Devi quindi pensare ad aggiornarle regolarmente per mantenerle pulite, il che implica eliminare gli indirizzi obsoleti e assicurarti che gli abbonati siano attivi (rimuovi gli inattivi).
3# Segmentare le liste
Segmenta le tue liste di invio in base all’impegno dei tuoi abbonati, al loro comportamento di acquisto, ai loro dati demografici o altre informazioni, per inviare email più mirate e pertinenti.
4# Ottenere il permesso dei destinatari prima di inviare
Assicurati di avere il permesso esplicito dei destinatari prima di inviare email, questo ridurrà le possibilità di essere considerato come spam, preservando al contempo la tua reputazione di mittente. Per fare ciò, utilizza il double opt-in.
5# Personalizzare e curare il contenuto
Crea contenuti personalizzati e coinvolgenti per incoraggiare l’interazione, ma anche per mostrare ai tuoi destinatari che li conosci. Questo ridurrà notevolmente il rischio di essere contrassegnati come mittenti malevoli o indesiderati. Per lo stesso obiettivo, evita l’uso di parole sensibili che potrebbero attivare i filtri antispam.
6# Autenticare l’account di posta
Implementa meccanismi di autenticazione come SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail), e DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance). Questi protocolli consentono di verificare la tua autenticità come mittente, quindi di rafforzare la tua credibilità, evitando al contempo di finire nello spam.
7# Monitorare il tasso di rimbalzo
Utilizza strumenti di analisi per monitorare regolarmente il tasso di rimbalzo delle tue campagne. Un improvviso aumento di quest’ultimo può indicare problemi potenziali che richiedono un intervento immediato.
Correggere il rimbalzo delle email e mantenere un tasso basso è essenziale per garantire il successo delle tue campagne di emailing. Analizzando e comprendendo le cause dei rimbalzi, e successivamente implementando le pratiche suggerite sopra, potrai migliorare notevolmente la consegna delle tue email.
