No B2B, a prospecção por email é uma ferramenta que pode ser particularmente eficaz se bem utilizada. Transformar o contato inicial em agendamento de reunião e os prospects em futuros clientes: esses são os principais objetivos. Embora relativamente fácil de implementar, a campanha de emailing requer, no entanto, um certo know-how, especialmente no que diz respeito à redação da mensagem enviada. Aqui estão, portanto, as diretrizes essenciais para uma prospecção por email bem-sucedida.
Segmentar a base
Um bom direcionamento é a chave para uma prospecção bem-sucedida. Para isso, é necessário obter um perfil preciso de cada prospecto contatado, com seu nome e sobrenome, status civil, cargo, setor de atuação, nome da empresa, etc.
Seu email deve, portanto, ser enviado diretamente ao contato e nunca para um endereço genérico do tipo “info@empresa-x.pt”.
A redação da mensagem
1) O assunto
Deve ser instigante, simples e impactante. É ele que vai despertar a curiosidade do destinatário, fazê-lo querer abrir e ler o email. Você pode, por exemplo, apresentá-lo na forma de uma pergunta ou ainda endereçá-lo diretamente à pessoa escrevendo “À atenção do Sr. X”.
Atenção, evite qualquer abordagem comercial direta e agressiva, pois há grandes chances de essa técnica provocar uma passagem direta para o lixo ou para a seção spam (ou graymail).
2) A mensagem: Personalize sua mensagem
A pior coisa a fazer para o seu email de prospecção comercial B2B é enviar uma mensagem em massa e generalizada. A mensagem deve ser pertinente e direcionada, o assunto relacionado ao campo profissional do destinatário.
É aqui que o trabalho de segmentação realizado previamente será útil. Para personalizar, você vai usar o que chamamos de “campos dinâmicos”. Esses campos variam de acordo com o destinatário, baseando-se nas informações recolhidas durante o processo de segmentação e inseridas em seu banco de dados. Referem-se ao nome, sobrenome, civilidade, cargo, empresa, etc. A maioria dos softwares de emailing permite fazer isso facilmente.
Aposte na precisão e clareza
Sua mensagem deve ser clara, precisa e concisa. Não há necessidade de se lançar em textos intermináveis e/ou pontuados de inúmeros gráficos complexos. Uma dezena de linhas é mais do que suficiente.
Você pode começar com uma frase de impacto (personalizada, se possível) curta e eficaz. Saiba que os primeiros segundos de leitura são essenciais, pois são eles que vão despertar ou, ao contrário, perder o interesse do leitor. Para o conteúdo de sua mensagem, vá direto ao ponto, em vez de sobrecarregar, enfeitar as coisas e exagerar com enfeites desnecessários. Seu destinatário é um profissional. Ele vai apreciar muito mais uma mensagem honesta e direta, cujo objetivo é claramente exibido.
Você deve atingir os prospects, abordá-los de forma humana e sincera, um pouco como se estivesse escrevendo para um de seus colegas de trabalho. A ideia não é “fazer amizade” com o destinatário, mas tranquilizá-lo, ganhar sua confiança e mostrar que ele é considerado como uma pessoa e não como um simples endereço de contato entre tantos outros.
A seguir à sua mensagem, você pode muito bem propor várias datas e horários para um possível encontro, com um link clicável que servirá como call-to-action.
Termine com a tradicional fórmula de cortesia, mas também e principalmente com seu nome e suas informações de contato (com número de telefone) para que o destinatário possa contatá-lo diretamente e facilmente se estiver interessado.
Finalize com sua assinatura personalizada. Isso mostrará mais uma vez ao seu destinatário que ele está lidando com uma pessoa real.
Alguns conselhos passando:
- Considere configurar o endereço do vendedor em questão, ou seja, do signatário, como resposta ao email enviado. Isso facilitará ao máximo a troca.
- Sempre deixe a possibilidade para as pessoas que recebem o email de se desinscreverem, caso desejem.
- Faça várias releituras para garantir que o email enviado não contém erros.
Uma vez que o email é enviado
Após sua campanha de prospecção B2B por email, você certamente receberá respostas; algumas positivas, outras negativas. É importante tratar todas elas (incluindo as negativas) e fazer um acompanhamento preciso desses retornos, indicando o endereço e o nome do contato, bem como o tipo de resposta recebido. Isso permitirá ter uma visão geral sobre sua ação de prospecção e também evitará relançar pessoas que responderam que não estavam interessadas, por exemplo.
